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* 第六章 科技档案信息管理 主讲：闵行区档案局 1 学习目的和要求 了解科技档案信息的特征， 掌握常用检索工具的编制方法。 了 2 科技档案信息管理 信息与信息组织 信息资源管理（略） 企业信息一体化管理 企业档案知识化管理（略） 3 第一节? 科技档案信息与信息组织 科技档案信息的特征（略） 科技档案信息管理的特殊困难（略） 科技档案信息组织 4 科技档案信息组织 检索工具的概念 常用检索工具的编制 编制检索工具的要求 5 检索工具的概念 科技档案检索工具是指存贮、报道、查找科技档案信息的工具，具有存贮信息、指引索取、报道交流三大功能 。 6 检索工具的类型 档案馆指南 ：主要内容包括档案馆概况与馆藏介绍两部分，其中档案馆概况有档案馆沿革、机构设置及档案来源、数量、利用等概况；馆藏介绍主要是按类（或全宗）介绍科技档案的内容构成情况。 目录 ： 目录是科技档案检索工具中类型最多、使用最广泛的一种检索工具，提供了多用途、多类型的检索途径。用途划分有： 馆藏性目录：反映库藏状况与排架管理的一类目录 。 检索性目录：为适应多用途、多途径检索需要而编制的目录。 报道性目录：为报道库藏、开展信息交流而编制的目录 。 索引 ： 索引是按某种可查顺序排列的，能够将科技档案中的相关内容或概念指引给利用者的一种检索工具。常见的索引有地形图索引、责任者索引、关键词索引、合同号索引等。如设备分布图、综合管网现状图、城建分布地形图等，属于地形图索引。 索引的编制方法与目录不同，目录通常以一个完整案卷为著录单元，索引著录对象可以是一个案卷，也可以是案卷的一部分或某一特征 。 7 主题目录 主题目录与案卷实体分类目录是两大类型的检索工具体系。主题目录是在库藏或专业系统范围内按内容特征对科技档案进行分类，著录的款目按主题词字顺排检的目录 。 常用检索工具的编制 特种载体档案目录 主要是指照片、声像或非纸质档案目录。 底图目录 底图保管要求有别于其它档案，一般是单独存放的，因此必须建立一套相应的目录。底图目录同样具有库藏管理与检索的双重功能。 案卷目录 是以案卷为著录对象，按实体分类整理顺序编制的目录 。 总目录 是以案卷为著录对象、按入库的时间顺序流水编制的目录，它主要用于库藏统计。 专题目录 是根据专门需要，按一定专题揭示科技档案内容特征与外形特征的一种检索工具。专题目录与案卷目录的区别在于：编制依据 、内容构成 、著录对象 、排检方法 的不同。 分类目录 指将著录款目按分类号排检形成的目录。 8 编制检索工具的要求 按需编制 各单位科技档案的内容构成不同，以及利用者利用方式与特点的不同，在编制前应认真研究各类检索工具的功能和本单位的客观需要，做到按需编制。 功能互补 对检索工具体系基本要求是种类适当、结构合理、分工清楚 ，坚持馆藏性、检索性、报道性检索工具并举 。 著录标引规范化 为保证检索工具的质量首先应保证著录与标引工作的规范化。 9 科技档案信息管理 信息与信息组织 信息资源管理（略） 企业信息一体化管理 企业档案知识化管理（略） 10 第三节 企业信息一体化管理 企业的信息需求 企业信息源的类型与作用 企业信息一体化管理的必然性 11 中小型企业对信息要求的特点 企业对市场与产品开发信息需求最旺盛 产品样品、样本与产品数据是企业最为需求的实用信息 企业需求信息的内容、来源与类型是多样的 12 第三节 企业信息一体化管理 企业的信息需求 企业信息源的类型与作用 企业信息一体化管理的必然性 13 科技档案信息源的类型与作用 标准文献 产品样本 科技期刊 专利文献 实物 零次情报 高速信息网络 14 ——标准文献 技术标准是标准文献的主体，其反映了该国家或地区的经济政策、生产水平、加工工艺、标准化水平和产品的质量水平等 。 ——产品样本 产品样本是企业对其产品性能、结构、原理、用途、使用方法、操作规程和规格等所作的具体说明 。 ——科技期刊 科技期刊是传递必威体育精装版科技信息、交流学术思想最简便、最直接的工具。 ——专利文献 专利文献指专利申请人向专利部门递交的说明发明创造内容的书面文件 。 15 专利文献的情报价值： * 调查先行成果，了解有关技术的水平与现状。 ? 预测技术发展动向。 ? 借助专利文献进行新的发明。 ——实物： 是以事物为媒介传达的信息是一种重要的情