利用计算机技术提高档案滚里效率.ppt

第二节 利用计算机技术提高档案滚里效率一、计算机技术在档案部门 的应用范围二、档案信息计算机管理网络化、智能化三、计算机在档案部门应用的规划设想及实现方针 第一节 档案管理现代化 一、档案管理现代化的含义： （见教程P297） 以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，是档案管理实现系统化、定量化、信息化、智利化，以取得档案管理总目标的最佳效果 二、档案信息计算机管理网络化、智能化 （一）档案信息计算机网络化管理 （二）计算机智能技术在档案部门应用  小结：这两节我们主要讲了档案管理现代化的含义、目的、内容及其相互关系，我们档案工作者如何利用计算机提高工作效率（八个方面），档案管理部门应用计算机的规划、设想以及实现方针。 档案事业要发展，离不开计算机管理，所以，我们每个人都要学习计算机技术，不然，就会跟不上时代发展的要求，不能适应档案工作的发展要求。 思考题：1、试述档案管理现代化的内容及其相互 关系。 2、计算机技术在档案部门的应用包括哪 些内容？ 第三节 电子文件与电子档案管理 概念讲解 一、电子文件的形成 （一）、电子文件与电子档案的定义 1、电子文件：是以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（见教程P304） 2、电子档案：是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。（见教程P305） 3、电子文件的构成要素： 文件原文 ＋ 文件的软硬件环境或记录 ＋ 文件的元数据 ＋ 文件的背景信息＋ 文件的载体 4、电子档案的构成要素 归档文件原文 ＋归档文件的软硬件环境或记录 ＋归档文件的元数据 ＋归档文件的背景信息＋ 耐久文件的载体＋归档文件目录 （二）电子文件的形成 1、形成要素 形成一份数据类电子文件的要素有： 电源→硬件 →应用软件→数据→人员 电子文件形成过程中须注意的是： 第一，所形成的文件要保存在优质存储介质上。 第二，应尽量使用这一信息表现形态中通用的处理格式。 第三，为电子文件起一个便于记忆、查找的文件名。 第四，及时删除非最终稿本的电子文件。 第五，建立备份及备份名。 第六， 建立电子文件目录。 （二）、电子文件特性给管理带来的方便与困难 1、方便： （1）占用存储空间小。 占地小 (2)有利于人们的开发利用。 方便利用 (3)有利于实现信息共享。 有利共享 (4)促进了文档一体化管理。 有利文档一体化 (5)便于收集积累、整理归档。 便于收集归档 2、困难： （1）收集归档的方法不让人放心。 （2）长期保存非常困难(美国：“读遗嘱找不到硬设备”的幽默)。 （3）文件安全无保障（病毒非常之利害，可以破坏文件、系统、硬盘乃至计算机。比如）。 （4）建立电子档案管理方法、标准、技术和理论的任务相当艰巨。 （5）需配置电子档案管理设备，经费投入高。 （6）需要培养电子档案管理人才和意识（不能再用看待纸质文件的意识去处理电子文件：重作系统时，无意识的把有用的数据删掉了）。 三、电子文件及电子档案的管理原则（重点掌握）（一）确保电子文件和电子档案的原始性、完整性、有效性及安全。（要求掌握，见教程P311-314） 1、电子文件和电子档案的原始性：只要电子文件或电子档案的内容是原责任者制发的（即是经过领导签发的最终版本），而且从未修改过，我们就应承认它是原始的，不管它的形式如何变化。也就是说，仅以所含信息的真实，即内容的原始性为唯一标准。 2、电子文件和电子档案的完整性：电子文件和电子档案的原文、生成它的软硬件环境或记录，以及元数据、背景信息齐全。完整性是实现其价值的重要保证。 3、电子文件和电子档案的有效性：电子文件和电子档案可用、可存取、可理解。 4、电子文件和电子档案的安全：文件本身及其载体不含病毒，无物理损伤，内容未被非法修改。 （二）实行全过程管理。（见教程P312以及P305-306）： 即对电子文件的形成、积累、鉴定、整理、归档及电子档案的保存、保管、检查、维护、有效性测试和开发利用、鉴定销毁实行全程管理。建立环环相扣的责任链接，制定记录电子文件一切变化信息的操作规程，有效地保证公文的真实性。充分发挥档案部门在电子文件形成中的指导和监督作用 （三）了解电子文件至电子档案的管理环节（见教程P312-313）