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公文写作的格式
第一节 文头写作要领 文头,包括公文份数、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。下行文头占首页1/3篇幅,上行文头占首页2/5篇幅,下设正红间隔横线与主文部分隔开。如果是党务公文,间隔横线正中印有红五角星。一、 份号份号,指公文总印发数中某份公文的序号。组成:规定6位数。如“份号000015”,表示此份文件是该文总印数中的第15份。 位置:在文头左上端,顶格书写。 作用:便于印数较多的普发性下行文有控制地分发;便于机密文件的分发和回收。二、 秘密等级组成:我国《必威体育官网网址法》分为绝密、机密和秘密三级。标志为正红色“” 。“”前标密级,后标期限。如“机密5年”。 位置:在份号下边。三、 紧急程度组成:分为“急件”和“特急”。作用:使受文机关明确公文处理的时间要求。位置:在秘密等级下边。四、 发文机关标识发文机关标识是发文机关公文的固定称呼。组成:由“发文机关称谓+文件”组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”、“ ××乡人民政府文件”等。位置在文头的中心,用红色大号宋体字印刷。发文机关称谓,一般用全称,如果是特指,又不易混淆的,可用简称。如“中国共产党××市委员会”可以简称“中共××市委”。如果联合行文,可以用主办机关名称,也可以各机关联署,主办机关排列在前。五、 发文字号简称文号,指某件公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。组成:包括“机关代字+年份+序号”三部分。机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定。字数一般不超过3个。年份用阿拉伯字完整书写,不要把“1998”简化为“98”,并用方括号“ [ ] ”括住。如“中办发[1998]5号”,表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文。联合行文,只标明主办机关的发文字号。作用:1.收发文件一般都要登记发文字号;2.便于公文处理和查找。公文的标题可以相同,但是发文字号是不相同的。引用发文字号比引用标题要准确、简便得多。位置:在文件名称正下方,字体字号与正文相同。 六、 签发人签发人指批准发出公文的机关领导人。《办法》规定:“公文由本机关领导人签发。重要的涉及面广的,由正职或主持日常工作的副职领导人签发,经授权有的公文可由秘书长或办公厅(室)主任签发。”位置:在发文字号右侧空两格的地方。第二节 文尾写作要领文尾由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。一、 主题词主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。作用:方便检索和存储以及办公自动化。位置:抄送机关上方。要求:按照《国务院公文主题词表》(1994年4月修订),选择最能反映公文中心内容的词语。最少不少于2个,一般不超过5个。顺序:先标类别词,如“农业”、“工业”、“能源”、“邮电”等。再标类属词,分两部分,一是反映文件内容的词,如“水土保持”,二是反映文件形式的词即文种,如“通知”。例如:《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》(国发[1998]16号)的主题词是“教育 学生 就业 通知”,三、 抄送抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关。《办法》第14条规定:“向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。”如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。《办法》第20条规定:“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。”四、 印发机关和印发时间前者一般是机关的中枢办公部门。位置:抄送机关下方。后者指该公文送印或发出时间。位置:在印发部门右边。五、 印数印数指公文印制总数。位置:印发时间正下方,向右不顶格。 第三节 正文写作要领正文(主体)由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识(单一发文印章和联合行文印章)、附注等要素。一、 标题公文标题,是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。位置:间隔横线下方适中位置。 组成:包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有:1. 规范式:三部分,即“发文机关+事由+文种”――用于重要、庄重的公务。2. 灵活式:(1) 两部分:一是“发文机关+文种”。以上标题下面可加题注(用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间)。带发
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