办公室文员职位职责76 353.docVIP

办公室文员的岗位职责及工作说明书 文件管理 1．成文 （1）内部通启（MEMO）成文：（2）根据经理要求撰写初稿；（3）请经理核查签字； （4）部门管理制度成文：（5）根据经理要求撰写初稿； （6）审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称； （7）审核通过后，送企业管理部审批； （8）呈报总经理审批。 2．发文 （1）将文件原件复印存档；（2）在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部门名称； （3）到相关部门下发文件；（4）请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。 3. 收文（1）收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理； （2）将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上； （3）将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴；（4）监督部门人员在阅读文件后，在文件上签字。 4.分类存放 （1）对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放； （2）对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中；（3）对于酒店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放； （4）在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页； （5）在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注； 5.装订整理（1）每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限； （2）每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。 6.借用 （1）部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间； （2）对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； （3）外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； （4）文件归还后，要查看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 7.销毁 （1）对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁； （2）同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字； （3）将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批；（4）接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁；（5）销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式；工作项目名称： 表格管理 ⒈申领 （1）对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领；（2）对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批； （3）对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用； （4）接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认；（5）对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。 ⒉登记（1）对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐；（2）部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人；（3）月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。 ⒊整理（1）对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理；（2）月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份；（3）对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。 ⒋存放（1）在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等； （2）将整理好的表格按照保存期限分开存放。 ⒌借用 （1）对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续； （2）外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人； （3）表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 ⒍销毁 （1）对于到达保存期限的表格，需请示是否销 毁； （2）征得同意后，以MEMO的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字；（3）将经