主管的基本技能 和要求.ppt

八 有效的报告方法 报告的对象 报告的时机 做好计划时 中间报告 紧急报告 工作完成时 八 有效的报告方法 报告的原则 口头报告原则 先说结论－a.结论 b.经过 c.理由 简洁、正确 事实与主观的感想、臆测需区别 不要遗漏重点 成功、失败都要明言 八 有效的报告方法 报告的原则 书面报告的原则 遣词用语要简单易懂 标题清楚 尽量用图表、数字说明 报告顺序要合逻辑 利用添附资料说明 九 结语－知己、知彼、整合 信赖你的部属 相信自己有无限的潜能 显露你的企图心 支持上司或组织所订目标 订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量 因人而有不同的激励方式 容许无心、隐恶扬善 十 附件 科学的步骤进行工作 彻底完成职务的CHECK POINTS 接受命令的CHECK POINTS 工作进行的CHECK POINTS 工作程序化计划表 问题解决九步骤 防止不良现象的查核要点一览表 生产作业现场巡查表 向主管报告的CHECK POINTS 基层主管的基本技能和要求 讲师：宁文革 时间：2002/8/A 立木取信 言行一致 主要内容 前言 工作前先装备好你的思考能力 了解你的职务 完成你的指派工作 如何进行你的工作 基层主管的四大职责 基层主管的基础守则 有效的报告方法 结语－知己、知彼、整合 一 前言 二 工作前先装备好你的思考能力 以科学方式进行工作 明确你的工作目标 收集事实资料 依事实做判断 计划 执行 检讨 秉持强烈的「目的意识」及「问题意识」 任何小事都不要疏忽了创意 三 了解你的职务 对自己的职务充分了解 责任 权限 义务 了解你工作的前手与后手 四 完成你的指派工作－1 命令接受方法 主管呼叫你的名字时 用有朝气的声音立刻回答 不要闷声不响地走向主管 不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答 带着你的记事本，以便随时记下主管的指示 四 完成你的指派工作－2 命令接受方法 记下主管交办事项的重点 MEMO具有核对功能 日后工作进行中，可根据Memo记录主管所提示的注意事项、协调事项，检查你工作状况 可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生 四 完成你的指派工作－3 命令接受方法 理解命令的内容 不清楚的地方，询问清楚为止 尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容 要让主管把话讲完，再提出意见或疑问 6W What－指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 When－指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作 Where－泛指各项活动发生的场所 Who－指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者 Why－指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做 Which－指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择，也提醒我们必须决定我们的选择 3H How－指方法、手段、如何做 How many－指需要多大、多少，以计量方式，让事情更具体化 How much－指预算、费用 五 如何进行你的工作 了解二个类型的工作目标 应达成状态的工作目标 应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目标。 五 如何进行你的工作 解决问题的工作目标 解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。 评估问题性质的两个步骤 问题的优先顺位 紧急性－不管问题的大小，必须立刻解决 重要性－一些重要的问题，未必是很紧急的 妥当性－指解决问题的目标本身是否妥当 区分问题的类别 发生型问题－指现状与目标或标准已发生差距 谋求改善型问题－是指现有的目标或标准往上提升 潜在型问题－是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题 面对目标的态度 以PDCA完成达成目标的手顺 PDCA A P C D A P C D A P C D 改善后的水准 水准提升 水准提升 目前的水准 程序化 在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之「程序化」 程序化计划的五个步骤 Why－明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做? What－确定要做哪些事项? Who－谁来做?明确责任者及协助者 When－什么时候完成? How to－明确如何进行及进行的顺序步骤? 以问题解决程序 找出问题的真正原因 找出解决问题的重点对策 订出问题解决的行动计划 问题解决的九个步骤 1. 明确的目标、标准 知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题 2. 发现问题点 积极地秉持你的问题意识及改善意识 掌