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制度名公司重要文件保管处理规定电子文件编码GLZD224页码3-1 第一条 范围 本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事件执行。 第二条 种类 重要文件分为以下四种，分别处理。 1最重要文件(日常用)。 2最重要文件(非日常用)。 3一般重要文件(日常用)。 4一般重要文件(非日常用)。 其中最重要文件是指该文件的丢失，将给工作造成重大影响的文件；一般重要文件是指其重 要程度轻于前者的文件。 日常用文件是指工作人员在日常业务中需要经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文 件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。 第三条 保管场所 在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、 数量及处理方法的不同亦可作适当变更。 1地下室内贵重物品库应存在对于公司特别重要的材料。 2各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。 3地下室仓库存放以上文件之外的最 重要文件和一般重要文件中日常用部分。 4各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。 5现场保管(在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管)。上级对现场保管有特 别指示的时候， 保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。 签发人责任人签名 制度名公司重要文件保管处理规定电子文件编码GLZD224页码3-2 表单填写说明书 甲 乙 丙 机密等级 计划填写日期 表格名称表格编号联数传递流程名联用途说明表格性质 □月报表 □日报表 □ 记录表 □联络表 □分析表 □定期报表 □不定期报表 □记录卡使用单位印制数量使用年数资料保存期限资料来源 及填表说明表格审核过程异常表示方式 第四条 分类保管期限 各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。 对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要文件更 应如此。 第五条 重要文件的别行保管 重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内 容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记 ，办理另置安全场所保管的有关手续。 第六条 保管的主管部门 重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施，仓库内文的整 理保管由总务部门承担。 各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提 交总务部门。总务部在安置文件时应考虑到平时的使用频率。 签发人责任人签名 制度名公司重要文件保管处理规定电子文件编码GLZD224页码3-3 第七条 搬运、收藏时间 将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。但在公司有特别指示时须遵照执 行。 1正常情况下文件处理完结时。 2在特别紧急危险时。 3在发表紧急状态宣言时。 第八条 仓库内的保管位置 收藏文件在仓库的位置，根据文件的数量等由总务部门决定。在搬运、收藏文件时要注意准 确无误地将文件置??各自位置。当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与总务部协商 ，要求给予增加或变更保管场所。 第九条 销毁处理 对于保管期满的文件，总务部门在征求业务主管部门领导意见后可予以销毁。 第十条 向公司外转移 对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。分公司及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处 理方案呈报本公司总务部门。 签发人责任人签名