大学计算机基础教程.ppt

大学计算机基础教程 方诗虹 suellenfsh@163.net 第四章 办公自动化（一） 4.1 办公自动化与计算机 4.1.1 办公自动化导述 1、办公自动化的意义 办公自动化（Office Automation，OA）是将计算机技术、通信技术、系统和学及行为科学应用于传统的数据，处理难以处理的数量以及大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 OA的应用，能充分利用资源，提高生产率和工作效率。 第四章 办公自动化（一） 2、办公自动化的特点 OA要管理的信息基本分为三类：信息共享、协同工作、应用系统接入。 （1）多媒体文档管理 多媒体文档可包括文本、图形、图像、音频及视频等。 （2）电子邮件 网络连接用户通过电子邮件传递信息。 第四章 办公自动化（一） （3）事务处理流程 事务处理流程规定了必须按某种访问方式进行操作以及在异常情况发生时的处理方法。 （4）电子会议 电子会议可以实现非实时的视频会议和实时交流，不受地点和时间的限制。分为同步交互和异步交互。 第四章 办公自动化（一） （5）信息查询 系统提供多种信息查询方式，保证方便、迅速和准确地获取所需信息。 （6）计划管理 利用系统的计划图表功能，可以完成计划管理功能。 （7）应用系统投入 一个完善的办公自动化系统不光包括各种计算机及通信系统等软、硬件，同时也包括各种其他办公设备、良好的规章制度、高素质的办公人员等。 第四章 办公自动化（一） 3、办公自动化的发展（三个阶段） 第一阶段：1977年以前，以单机设备完成单项办公业务的自动化。 第二阶段：1977-1982，计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备联成网络，实现数据、文字、图形和声音的综合处理。 第三阶段：1983年至今，综合型OA系统得到发展和应用。 第四章 办公自动化（一） 4、办公自动化系统建设 （1）办公自动化系统的模式 按办公功能划分的办公自动化系统可分为三个层次：事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统。 ☆事务型办公系统：单机系统/网络系统 ☆管理型办公系统：支持办公事务处理功能和管理控制功能相结合的办公系统。 ☆决策型办公系统：以事务处理和信息管理为基础，主要负担辅助决策的任务。 第四章 办公自动化（一） （2）办公自动化的安全问题 安全问题包含两个主要内容： ①保证系统正常运行； ②防止系统的数据或系统本身被人为破坏。 在实际应用中，用Internet技术建立Intranet网络。 第四章 办公自动化（一） 4.1.2 办公自动化关键技术 办公自动化的实现，其关键技术是网络计算 （1）网络技术 （2）Web技术 （3）电子邮件 处理技术 第四章 办公自动化（一） 4.1.3 常用的办公自动化软件 常用的办公自动化软件有Microsoft Office、WPS Office等。 1、Office 2000的主要成员 （1）Word 2000：字处理程序 （2）Excel 2000：电子表格 （3）PowerPoint 2000：演示文稿程序 （4）Access 2000：数据库管理程序 （5）Outlook 2000：桌面信息管理系统 （6）FrontPage 2000：Web发布软件包程序 2、Office 2000的安装 第四章 办公自动化（一） 3、Office 2000的快捷工具栏 4、获取帮助 第四章 办公自动化（一） 4.2 文字处理平台 4.2.1 文字处理的特点和功能 “字处理”已经发展成对包括文字、数据、图形、图像、声音、视频等多媒体信息的处理。输入方法和信息保存方法种类多样。 第四章 办公自动化（一） 文字处理：对文字信息进行加工处理的过程。 计算机字处理：利用某种字处理软件创建文档，并将文档信息以文件的形式保存在磁盘上，再经过编排按特定的格式打印输出的过程。 第四章 办公自动化（一） 4.2.2 常用文字处理软件与技术 WS, WPS, CCED, Word CCED表格格式录入对话框 第四章 办公自动化（一） Word字处理软件的功能： （1）所见即所得（WYSIWYG） （2）文字编辑 （3）绘图和制表功能 （4）具有强大的排版功能 （5）文件格式转换功能 （6）其他功能 第四章 办公自动化（一） 4.3 文字处理软件Word的基本操作 4.3.1 Word的运行 1、Word的安装和运行环境 486或更高档次CPU的计算机 大于8MB的内存 大于32MB的硬盘空间 CD-ROM驱动器和软盘驱动器