采购流程优化--gotoweb1.ppt

* 合同及询价管理（非主要物料）P-060 * 合同及询价管理（非主要物料）流程说明 输入流程 P-020实施采购战略 P-030采购政策管理 P-070采购需求的生成和保存 P-090采购合同的监控管理 M-090 生产计划组织安排 输出流程 P-080采购物料和服务 P-070采购需求的生成和保存 目的 确定用于支持生产用的非主要物料的合同和询价管理 内容说明 建立与供应商的关系，管理供应商的投标过程并且和供应商签订合同，确定采购物品的需求。本流程主要适用于那些标准的、常规的、重复性物料的采购活动。 参与部门 采购部 生产部 主要文档说明 合同需求书：合同需求书中规定了合同需求中的主要条款，包括：物料的种类、物料的质量要求、物料的数量规格等信息。应该在法律部门的协助下，制定标准的采购合同 供应商询价单：供应商询价单是管理供应商报价的重要文件，其中应该包括询价和供应商报价的信息，使用这些信息能够对供应商的反馈进行处理，并基于这些信息与供应商谈判，最终签订供应合同。 * 关键活动描述 汇总需求：在采购各种标准化物料的时侯，应该统筹考虑需要采购的物料种类和数量。通过各种途径把需求进行汇总集中，根据采购策略确定采购的经济批量和采购的最佳时间。 确定合同需求：确定每次采购合同中采购物料的数量和种类。 制作供应商询价单：根据需要采购的物料种类和数量，制作询价单。 与供应商谈判：与供应商商谈价格、数量、质量、交付时间等条件，解决双方存在的分歧，并且提出解决的方法。 签订特殊条款：根据物料的特性和要求，需要签订进度协议、服务协议等附加的条款。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 可以集中进行标准的、常规物料的采购，确定经济采购批量和最佳的采购时间。 新旧流程对比 * 采购需求的生成和保存（P-070） * 采购需求产生和采购计划（P-070） 输入流程 M-060生产计划制定 M-090生产计划组织安排 P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-060采购合同及询价管理（非主要物料） L-020制定物料管理策略 O-020获取订单流程 输出流程 P-080采购物料和服务 P-090采购合同的监控管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-060采购合同及询价管理（非主要物料） 目的 通过内部沟通确定采购物料的需求 内容说明 通过计算机系统（例如MRP-系统、库存补充系统）或者手工系统确定物料的需求并且建立物料需求书。本过程包括确定采购需求书中的具体内容。该采购需求书用于指导以后的采购活动。 参与部门 采购部 、生产部、客户服务部、物流部 主要文档说明 采购审批申请程序： 这是一个根据公司采购组织而制定的采购管理程序。通过这个程序确定分级的审批过程和权限。 采购申请书：是标准的采购申请文件，其中包括采购物料的品种、规格、质量、数量、供应商等等要素，同时采购申请书中应该有相应的审批控制环节（例如各级领导的审核签字）。 采购需求书：经过审批后确定的采购需求，可以据此制作采购订单。 通知书：当采购申请没有被批准时，应该采用书面的形式通知有关部门，并且告知原因 * 采购需求及采购计划 确定物料需求：确定物料需求一般有两种方式，一种是通过系统（例如MRP-II系统）自动生成的，一种是通过手工进行集中。 采购申请：将需要采购的物料进行汇总，并且形成采购申请书。 执行申请审批程序： 针对不同的采购申请，公司应该具有分级授权管理办法。根据管理办法的规定，执行相应的程序进行逐级审批过程。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 存在二各个车间的二级库存 各个车间需要自行平衡库存，提出采购申请 现在无法控制二级库存，会造成各个分厂库存冗余，占用过多库存资金 对采购需求的产生可以通过这个程序标准化，并且采购审批过程比较明确。 新业务流程当中二级库存取消，由仓储部门统一集中管理 新流程中各个车间根据生产计划提出用料计划，由仓储部门统一平衡库存，确定采购数量 新业务流程不仅采用了ERP系统的支持提高了效率和准确性，而且集中管理库存可以最大化，减少库存资金的占用 新旧流程对比 * 采购物料（P-080） * 采购物料流程说明 输入流程 P-030采购政策管理 P-060采购合同及询价管理（非主要物料） P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-070采购需求的生成和保存 输出流程 P-090采购合同的监控管理 P-120 收到原材料 P-150支付货款 目的 用于指导实际采购过程中的所有相关活动 内容说明 手工或者自动（通过计算机系统）检查采购订单并且传送给供应商、将采购需求转化为采购订单、确定适合的供应商满足采购的要求等等。 参与部门 采购部 主要文档说明 采购订单：用于指导和跟踪供应商的执行情况。 确认函：用