广西电力职业技术学院档案管理办法.doc

广西电力职业技术学院档案管理办法 第一章 总则 第一条 为加强我院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关法律和规定,结合本院实际，制定本办法。　　第二条 本办法所称档案是指学院在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的、对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。　　第三条 档案工作是学院建设的重要基础工作之一，学院把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。　　第四条 学院严格实行部门立卷制度，做到“三纳入”“四同步”：即纳入学院计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。　　第五条 学院档案部门与全院专兼职档案工作人员须严格执行《档案法》的有关规定，严守档案秘密，确保学院档案实体和档案信息机密的安全。 第二章 体制与任务 　　第六条 学院档案工作遵照统一领导、分级管理的原则。学院的档案工作由院长具体分管，并成立广西职业技术学院档案工作网络。　　第七条 学院各部门的档案工作由各部门的分管领导负责，并配备一名专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。　　第八条 学院综合档案室的基本任务。　　一、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全院档案工作。　　二、制定、实施全院档案工作规章制度，指导本院文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督、指导和检查执行情况。　　三、负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全院的各类档案及有关资料。　　四、负责编制各类档案检索工具及参考资料，积极开展档案的开发和利用。　　五、建立和健全学院档案工作网络，负责对全院档案工作人员的培训。　　六、开展档案学术研究和交流活动。　　七、开展档案的宣传工作和利用者教育工作。　　八、遵守党和国家的必威体育官网网址制度，严守机密，确保档案安全。　　九、采用先进的科学技术，逐步实现档案管理现代化； 十、做好“八防”工作，即防高温、防强光、防潮、防火、防盗、防霉、防虫、防尘等，确保档案安全。　 十一、完成学院领导及上级业务主管部门交办的各项工作任务。　　第九条 （专）兼职档案员工作职责。　　一、贯彻执行国家档案政策法规和学院档案工作的规章制度，忠于职守、钻研业务、提高专业素养；　　二、负责制定本单位档案工作计划，并组织实施；　　三、参加档案业务培训并负责本单位各类材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作；　　四、负责本单位档案的齐全、完整、准确、系统、安全和必威体育官网网址，并按有关规定向学院综合档案室移交档案。 第三章 档案的接收 　　 第十条 学院档案的收集范围，按《学院档案实体分类方案》（附件2）、《学院部门档案立卷归档范围和保管期限规定》（附件3）执行。　　第十一条 学院各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门负责整理立卷，并经本部门负责人审查合格后向综合档案室移交。　　第十二条 综合档案室接收的档案应符合《高等学校档案工作规范》的有关案卷质量标准的规定与要求。　　第十三条 学院对科研课题、基建工程、仪器设备进行鉴定和验收时，应有综合档案室工作人员参加。并由档案人员会同有关部门对应归档的文件材料审查加以接收。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收和结算，不予上报成果。　　第十四条 归档要求。　　一、立卷人必须按文件材料的自然形成规律加以系统整理编排件号、页号，填写卷内目录，经本部门领导审核签字装订后向学院综合档案室移交并履行移交手续。移交目录一式两份，并由交接双方签字盖章。　　二、凡归档的文件材料（包括纸质、照片、声像等各种载体形式）应完整、准确、系统，要按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，划定密级，分类整理、立卷。一般书面材料的纸张大小，尽可能使用A4纸标准。　　三、案卷标题要简明确切，文字工整清晰。　　四、案卷内不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等易褪色的字迹（包括领导的签批），不得用复写纸书写（财务凭证除外）。归档的文件材料原则上要求必须是原件。　　第十五条 归档时间。　　一、党政、财务按年度归档的部门在次年五月底前归档。　　二、教学类和按学年度归档的材料在次年寒假前归档。　　三、科研、基建项目，在项目完成通过鉴定验收或结算后两个月内归档。　　四、会议文件、外事活动及声像类档案，根据情况随时交接归档。　　五、随时接收上级领导指定应接收的档案。 第四章 档案管理 第十六条 学院综合档案室是永久保存学院档案的基地。为了确保档案安全，学院应为档案室提供专用的、符合档案管