电子文件的管理.ppt

电子文件的管理 二○一 ○年六月 一、电子文件类型 （一）文本电子文件 通用格式：XML、RTF、TXT （二）图像电子文件 通用格式：JPEG、TIFF （三）图形电子文件 （四）视频电子文件 通用格式： MPEG、AVI （五）音频电子文件 通用格式： WAV、MP3 （六）多媒体文件 （七）计算机程序 （八）数据文件 二、电子文件的归档 （一）归档要求 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 二、电子文件的归档 （二）鉴定 电子文件的真实性、完整性、有效性 确定密级、归档范围 划定保管期限 填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》 二、电子文件的归档 （三）归档时间 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 （四）检测 检测内容：硬件环境的有效性; 软件环境的有效性; 信息记录格式; 有无病毒感染等。 二、电子文件的归档 （五）归档 把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 对已加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。 电子文件物理归档采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。 二、电子文件的归档 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档文件登记表》。 归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少1年。 三、归档电子文件的整理 归档电子文件的整理按DA／T 22规定的要求进行。 归档电子文件以件为单位整理。 同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。 电子文件的著录应参照DA／T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。 将著录结果制成机读目录和纸质目录。 四、归档电子文件的移交和接收 （一）移交、接收检验 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100 %时方可进行交接。 四、归档电子文件的移交和接收 检验项目： ——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒； ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 四、归档电子文件的移交和接收 （二）移交手续 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章环节。 登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。 归档电子文件移交、接收检验登记表 五、电子文件的安全保管 （一）保管条件 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还符合下列条件： a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d)环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百分之三十五至百分之四十五。 归档电子文件在形成单位的保管，应参照上述条件。 五、电子文件的安全保管 （二）有效性保证 归档电子文件在形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行检查登记。 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。 保留期满后可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按必威体育官网网址要求进行处置。 五、电子文件的安全保管 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之十，如发现问题应及时采取恢复措施。 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。 归档电子文件管理登记表 五、电子文件的安全保管 （三）迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。 归档电子文件迁移登记表 六、电子文件的利用 归档电子文件的