《办公室工作规范与技巧》.ppt

办公室工作规范与技巧培训班 培训专题内容 第一专题：公文写作基本规则 第二专题：常用公文起草要领 第三专题：办公室建设与管理 第一专题：公文写作基本规则 一、认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强 受领导之命，代机关立言。“以文辅政” 目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。 内容：真实地反映事实，排斥文学手法。 格式：具有规范体式，符合公文格式标准。 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。 时限：在领导规定的时间内完成任务。 二、遵循公文格式规范 依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999) 眉首：发文机关标识；发文字号；密级与必威体育官网网址 期限；缓急时限；签发人标识；份号。 主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。 版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日 期；印数。 三、公文写作基本步骤与方法 （一）做好准备工作 思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的？主题？文种？公文重点？ 材料准备：围绕主题收集材料。 方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架。 三、公文写作基本步骤与方法 （二）正式起草阶段（操作要领） 拟写规范标题； 设计好开头和结尾； 安排主体结构； 确定表达方式。 注意事项： （1）接受任务后抓紧办理。 （2）根据提纲有条理地写作。 （3）联合发文做好协商工作。 （4）处理好材料和观点的关系。 （5）遵循公文格式规范。 （6）符合文字表达规范。 三、公文写作基本步骤与方法 （三）加工修改阶段 作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。 范围： 审读内容：主题、观点、材料、数据等。 推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法： 拟稿人读改法； 请人代改法； 集体讨论法； 冷处理法。 四、公文写作的基本要求 （一）目的明确，行文有据，主旨单一。 1、明确“为了……”； 2、明确“根据……”； 3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？ （二）内容合法、务实、符合领导意图。 1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章， 这是制定决策和发文的根据。 2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。 3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后） 四、公文写作的基本要求 （三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。 准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范） 鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要） 简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明） 得体（文体要求、书面语言、术语规范） （四）合理组织语言。 表意清晰；合乎事理；搭配合理； 成分完整；语序得当。 组织 修改 五、把握公文写作的基本规律 （一）提高逻辑思维水平。 常用思维方法如下： 模式化思维（从不同文种角度思考） 对象化思维（从收文机关角度思考） 辩证思维（全面、发展、变化地思考） 散点思维（多角度地思考） 求同存异思维（思维与领导趋同） 五、把握公文写作的基本规律 （二）找好角色定位与行文角度 总原则：受领导之命，代机关立言。 代拟文稿：要认准领导身份和职位特征； 对外发文：要考虑收发文机关的地位特征； 区别文稿应用范围，内外、上下有别。 五、把握公文写作的基本规律 （三）符合行文的逻辑（严谨性）要求 题文相符，首尾呼应，前后贯通 横向（并列）结构 没有严格的顺序要求，重要内容前排。 纵向（递进）结构 务虚到务实 或 务实到务虚 提出问题——分析问题——解决问题 为什么——干什么——怎样干 纵横结合结构（总结、领导讲话稿） 因果结构（查清问题的调查报告） 总分结构（外在的表达形式） 五、把握公文写作的基本规律 （四）认真处理好三种关系 作人和作文的关系 先作人，后作文。文如其人，人如其文。 有定法和无定法的关系 文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。 文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运 用和掌握规则。 文中无我和文中有我的关系 代表机关发言，不能有“我”的看法。 反映个人修养，有时要突出体现“我