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文员职业化素质培训之五—— 会 议 管 理 叶家虎 2009年8月 会议管理是很重要的能力 1、会议管理是一门学问，涉及—— 2、会议管理人才是最急需的新型人才： 英国诺森比亚大学、谢菲尔德哈雷姆大学、利兹城市大学、西敏斯特大学——会议和活动管理硕士课程 3、会议的最高价值可以改变历史 会议管理 一.了解会议的概念、意义、目的、种类 　　 二.掌握会议准备的要领 三.掌握会议纪要的写作要领 了解会议的概念 字面：聚会/议事 有组织有领导地商议事情的集会。 常设机构——中国人民政治协商会议 集合三人以上相与议事,并遵循一定的议程,所举行的一种集会 主体 客体 议程 认识会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式 明确会议的目的 信息流（自上而下）传递 提供（自下而上）反馈渠道 提供团队（横向）讨论机会 （企业）会议的种类 按机构/层级划分 按内容划分 按目的划分 按开会时间划分 会议的规划 会议规划的基本规律： 会议的规划 会议规划的内容 频率 范围 规模 成本 方式 会议准备核心要素——会议通知体现 1.时间 什么时候开 开多久 时间分配（议程） 2.地点 场地 座位 设备 座位安排原则 一，面门为上。 二，居中为上。 三，以右为上。 四，前排为上。 五，以远为上。 会议准备 其他事项 服务 后勤 文书 摄影 安全 会议纪要的概念 会议纪要 是记载和传达会议情况和议定亊项使用的一种行政公文. 作用： 开展工作的依据. 指导下级单位工作。 会议纪要的特点 1．内容的纪实性. 如实地反映会议内容, 不能再创作,不能人为的拔高,深化和填补. 2．表达的要点性. 整理,提炼和概括. 重点：介绍会议成果,而不是叙述会议过程. 　 3．称谓的特殊性. 由於会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”,“会议指出”,“会议决定”,“会议要求”,“会议号召”等就是称谓特殊性的表现.  会议纪要和会议记录 会议纪要的写法 结构：版头－标题－正文－落款 （一）版头　１．日常工作会议、办公会议的纪要一般都有固定的版头。如： 　工程会议纪要第×期湖北锁金山水电工程指挥部办公室??????　200×年×月×月　　???? 　　２．用专门版头的会议纪要，只标注“第×期”，或者编公文文号。???用专门版头的会议纪要，成文日期在版头的右下角。 会议纪要的写法 （二）标题1．单标题： “会议名称＋文种”，如：董事局会议纪要，县委书记办公会议纪要 “主要内容(事由)＋文种”组成，如：《关于落实项目2009年读责任指标的行政级会议纪要》等。 2．双标题： 由“正标题＋副标题”构成。 正标题—会议主旨，副标题—会议名称和文种。如： 　　　　战略创新，决胜未来　　　　　——雅居乐２００６年高管会议纪要 会议纪要的写法 （三）正文（导言—主体—结语） 1．导言：概述会议基本情况 第一种：平列式。 将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。 第二种：鱼贯式。 将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓式的了解，要写得简明、概括 惯用过渡语“会议纪要如下”、“会议确定了如下事项”、“这次会议着重讨论了以下×个问题”等。 会议纪要的写法 （三）正文（导言—主体—结语） 2．主体： 介绍会议议定亊项. 写法:(1)条文式写法. 把会议议定的亊项分点写出来 适用——办公会议纪要,工作会议纪要）. (2)综述式写法. 将会议研讨的问题综合成若干部分,每个部分谈一个方面的内容. 适用——复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法.  (3)摘记式写法. 把与会人员的发言要点记录下来. 适用——一些重要的座谈会纪要,常用这种写法. 会议纪要的写法 （三）正文（导言—主体—结语） 3．结语： 一般可不写结语，重要会议的结语，多数写一段对会议的评价，强调会议所讨论工作的意义，提出希望、号召、要求等。 结语有三种写法：（1）以会议名义发出号召，要求贯彻会议精神。（2）强调贯彻落实会议精神的突出问题，指出应注意的事项。（3）对会议作简要评价，提出希望、要求。　　 结语处还可以对会议的情况作一些补充说明，如：会议在广泛研讨如何