《CAD归档管理》.ppt

1．总 则 1.1 CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 1.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 1.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件盘存储、归档与档案管理系统”。 l.4 CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。 1.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。 1.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。 2．CAD电子文件的收集积累 2.1 收集范围。在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，范围及类型如下： 2.1.1 图象文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件； 2.1.2 图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件； 2.1.3 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。 2.1.4 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。 2.1.5 计算机程序(命令文件)：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。 2.1.6 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。 2.2 收集积累要求 2.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。 2.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。 2.2.3 电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。 2.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。 2.2.5 积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。 2.2.6 积累过程中，应采取备分制，防止出现差错。 2.2.7 在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见3.1。 2.2.8 积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。 3．CAD电子文件的整理、鉴定与归档 3.1 整理方法 3.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。 3.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。 3.1.2.1 图形、图象类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。 3.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。 3.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。 3.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。 3.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。 3.1.3 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。 3.1.3.1 编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。 a.档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。 b.项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。 c.电子文件类别代码用字母表示。其中： G—图形文件 I—图象文件 D—数据文件 T—文本文件 P—计算机程序 如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别部分别填写上。 d.光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。 3.1.3.2 套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。 3.1.3.3 名称：归档项目名称。 3.1.3.4 密级：盘内存储的电子文件的最高密级。 3.1.3.5 保管期限：盘内存储的电子文件的最长保留时间。 3.1.3.6 软、硬件平台：识别或运行光盘内电子文件的软、硬件环境。 3.1.3.7 归档的电子文件应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。 3.1.4 电子文件经整