时间管理fcc.ppt

ＦＣＣ 作成：QCD 李坚 　本课程目标 在今后的工作中减少时间浪费， 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间 学会制定SMART的工作目标 掌握有效时间管理的方法 课程任务 制定目标（SMART） 完成目标实现计划 一天工作,重要紧急分布并排序. 主要内容 １．时间的特性 ２．时间管理的定义及重要性 ３．时间管理的五大误区 ４．时间管理的六个基本原则 ５．有效的时间管理技巧 一　时间是什么？ “时间就是金钱，效率就是生命” “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴” “不能管理时间，便什么也不能管理？” -----彼得-杜拉克 珍惜时间，成就未来！ 定义：时间是物质运动的顺序性和持续，其特点是一维性，是一种特殊的资源。 时间的４个特性： 　１．供给毫无弹性 　２．无法蓄积 　３．无法取代 　４．无法失而复得 二 什么是时间管理? “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 时间管理对象：不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。 一生72岁的美国人时间分配 睡觉：21 年 　　工作：14 年 　　个人卫生：7 年 　　吃饭：6 年 　　旅行：6 年 　　排队：6 年 　　学习：4 年 　　开会：3 年 　　打电话：2 年 　　找东西：1 年 　　其它：3 年 三 时间管理的5大误区 所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。 工作缺乏计划，将导致如下恶果：　 1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则 误区之2:组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面： 　　* 职责权限不清，工作内容重复 　　*事必躬亲，亲力而为　　 *沟通不良 　　*工作时断时续 如何处理请托？学会说“不”！ 请托分类： 第一：职责所系而责无旁待。 第二：职责所系，但本身不合适宜，不合情理。 第三：无义务予履行。 “明智地接受请托”的重要性在于： 第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。 第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 答应别人的事之前仔细想一想再做决定。 误区之3: 时间控制不够 时间控制陷阱 无效会议，浪费时间 参与者不准时 会议没有目标 会议没有资料 会议被打扰 开会时间太长 没有决议 尊重每个人的意见 误区之4: 整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。 “文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。” 文件处理测验 有效文件处理原则 分门别类（急件、待办、追踪、复查、归档、毁弃）　５Ｓ 标识清晰 充分发挥字纸篓 文件只处理一次 让秘书先过滤 练习 例行公文 采购单 会议通知单 问卷调查 下属工作报告 回复信 行政新规定 客户搬迁通知 误区之5: 进取意识不强 人最大的敌人就是自己. 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。 主要表现在以下几个方面: A 个人态度消极 B 做事拖拉, 找借口不干工作 C 唏嘘不已, 做白日梦 D 工作中闲聊 四 时间管理的6项基本原则 1.明确目标 2.有计划,有组织地进行工作 3.分清工作的轻重缓急 4.合理地分配时间 5.与别人的时间取得协作 6.制定规则,遵守纪律 原则1. 明确目标 有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。 我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面： 一是目标要符合自己的价值观， 二是要了解自己目前的状况。 请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。 如何制定目标? 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：(SMART) 　　具体的（specific） 　　可衡量的（measurable） 　　可达到的（attainable） 　　相关的（relevant） 　　基于时间的（time-based）　　 原则2: 有计划,有组织地进行工作 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。 通常会体现在以下五个方面： 　1、将有联系的工作进行分类整理。 　2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、给各个工作给个时间期限。 5、根据工作性质，合理统筹，缩短时间，具体就是搞 清楚那些工作必须按顺序做，那些可以同时做。 如何做工作计划？ 大致的步骤如下： 　　1、确立目标；（SMART） 　　2、探寻完成目标的各种途径； 　　3、选定最佳的完成方