《外贸管理信息系统分析与设计》.doc

第二章 外贸管理系统需求分析 2.1 需求分析与总体目标 外贸管理系统是针对中小型进出口公司的业务情况而设计的一套集企业外贸业务、电脑网络科技、Internet技术，科学管理方法于一体的综合性外贸业务管理软件。它按照进出口实务的操作流程进行公司管理、业务数据管理、业务分析、统计查询等一系列的业务过程。旨在以先进的信息技术和管理方法为桥梁，为企业提供系统的管理软件和全面的解决方案，通过实施本系统可达到以下几方面的作用： 1、提高企业管理水平，增强企业核心竞争能力建立企业自己的管理信息系统，通过计算机管理进出口业务，减少人工操作的随意性、增强企业内部工作的规范化和标准化；同时通过计算机管理企业的客户、工厂、商品、合同、单据信息等，便于日后的查询、统计、分析决策。 2、提高企业风险防范控制能力风险控制是综合业务管理系统的核心内容，系统将外贸企业风险的控制分为市场风险、客户风险、业务员风险；系统通过成本核算表（预算）的申报与审批机制帮助企业评估合同的合理性与可行性；通过客户信用级别管理对客户进行风险评估；此外系统将客户、商品等数据统一管理后，变个人资源为企业资源，同时对业务员的考核、评价体系能准确衡量业务员业绩。 3、规范业务流程、实现信息流、资金流和物流的统一任意一笔外贸进出口业务都包含三个要素：信息、物（商品）与资金，这三个要素的流转就构成了企业的信息流、物流与资金流。应用综合业务管理系统，可将三者有机结合起来，保证业务信息更加真实、完整，保证管理人员及时、真实、准确的获得企业的真实经济运行状况。 2.1.1 外贸管理系统的需求分析 通过我们对外贸管理的现行系统进行分析，了解管理工作流程如下： 样品数据管理：包括样品的itemno(货号)、description(样品名称)、packing(包装)、size(尺寸大小)、picture(图片)以及生产厂家的有关资料(厂家、单价等)。 报价：根据itemno从样品数据库中获取其它样品数据形成报价单(可带样品图片)和样品发票给外商。 Sales confirmation(外商合同管理)：外商订货后，要形成一个外商订货合同，合同数据中的description和packing都是根据itemno从样品数据库中获得。 国内合同管理：根据外商的订货情况，跟国内有关生产厂家联系，由外贸公司生产厂家订货，形成国内订货合同，国内订货合同的数据来源于sales confirmation。 生产、装箱、验货：国内生产厂家根据国内订货合同组织生产，产品生产以后根据合同要求进行包装和装箱，形成出货表，外贸管理人员根据出货表进行验货。 形成Invoice(发票)和Packing list(装箱单)：管理人员根据出货表以及sales confirmation形成正式发票和装箱单。 系统用于外贸公司对日常的公司的业务管理，主要内容包括相关的模块，具有以下功能与优势： 涵盖操作层手工运作，有效降低重复性工作和人为错误； 第一时间通过查询和统计分析，提供经营； 决策支持； 贯穿外向型企业贸易链条； 全面支持由核算型财务向现代管理型财务的转变； 实现自营进出口生产企业的整体物流资源管理。 2.1.2 外贸管理系统总体目标 作为外贸信息管理系统，其系统目标是：以计算机网络为基础，数据库为核心，开发满足外贸业务管理和发展需要的应用软件。通过充分系统调研，在弄清外贸公司业务的运转机制及用户的需求的前提下，确定系统的总体设计目标如下： 1、外贸业务管理系统贯穿外贸业务的各个环节，为业务提供报价管理、合同管理、合同评审管理、资金管理、收购业务管理、出运单证管理、核销管理、库存管理。 2、按照外贸业务管理的要求保证业务资料一次录入，多次使用，确保相关业务模块之间、出运单证之间高度一致性。在业务正常发生顺序中设置管理监控点，监控业务执行情况，确保各自业务环节，环环相扣以及系统数据的真实可靠。 3、记账凭证管理产生记账凭证、自动制作会计账簿和资产负债表、损益表以及现金流量等会计报表。 4、账务报表查询系统完成账本及各种管理报表的制作及查询。 5、通过原始资料录入达到信息分类、综合查询、报表汇总等功能。系统使用过程中每一项业务活动所产生的信息能自动流转到公司各级管理人员查询系统，形成各种综合分析报表，及时反映跟踪业务进程的动态和综合情况，提供各种决策参考依据。 6、按照标准化、规范化发展要求考虑系统的实用性和延续性。 7、业务系统处理的是大数据量的业务信息，业务信息是外贸公司的商业机密，要确保这些业务信息在共享的同时也能够安全。 8、考虑到人的惯性思维，所以在界面设计的时候要方便操作者，要提供给用户一个友好统一的界面。 9、每一个软件系统想要有市场，系统能够长期稳定地运行是一个很重要的因素，这就要求系统的稳定性和健壮性。 2.2 外贸管