采购订单管控办法大智培训.ppt

苏州大智资讯配件有限公司资材部培训资料 * * 採购系統之---採购訂單管控辦法 Bruce * * 1.0目的 確保採购訂單從開立到請款作業的全過程優質、高效。 確保採购訂單的採购料號、數量、交期、價格均符合公司規定或要求。 * * 2.0範圍 大智公司原物料採购訂單 非原物料可作参考 * * 3.0責任 採购主管負責維護和監督本管控辦法的正確執行，必要時提出修訂。 采购承办人负责采购订单的开立、追踪及结案。 财务负责稽核付款依据之正确性和合法性。 * * 4.0 程序内容 * * 4.1採购訂單發放 4.1.1物控依物料需求計畫（MRP)，材料之L/T，開立請購單，請購單上必須有材料料號、品名、需求數量、交貨日期及該請購料件所屬機種。 * * 4.1.2採购依據請購單開立採购訂單，采購訂單上的内容必须包括︰ 1供應商 2單價（注意︰幣別） 3是否含稅(注明“含稅〞或“未稅〞字樣) 4交貨數量 5交貨地點 6付款條件 7貿易模式 8包裝要求 並確實記錄在採買記錄表上。 * * 4.1.3 採购訂單處理時間規定︰ 急件︰一天內完成。　　 一般件︰二天內完成。 4.1.4 採购訂單開立后，為了便于追溯，務必在請購單上注明所下達的採购訂單號碼. 。在採购單上注明請購單號碼（若是用ERP系统，采购单会带出请购单号码） 。 4.1.5向國內採购之物料，不論其報價是否含稅，在採買訂單上必須注明〞含稅價〞還是〞未稅價〞。 * * 4.1.6向國外採買之物料，由於是外幣計價，所以不含17%增值稅，但其進口關稅，報關費，運費….等，皆在採购與廠商談判議價時確定。 4.1.7. 採购訂單經主管簽核核準后，發出給供應商，並請供應商確認交期后即時回傳。 * * 4.2採购訂單之確認︰ 4.2.1採购訂單發出給供應商，務必請廠商確認，並蓋章簽回。 4.2.2採買訂單上之交期，因L/T關係，廠商無法如期交貨，也需請廠商確認其交貨期，並蓋章簽回。且將廠商回覆之交貨期告知生物管，以便生管（业务）調整生產（出货）排程。 4.2.3採购訂單厂商確認時限︰ 國內廠商一天內完成， 國外廠商三天內完成。 * * 4. 3採買訂單之變更 採购訂單之變更包括︰ 1、數量變更 2、交期變更 3、价格变更 4、取消 * * 4.3.1採购依請購變更通知單上之數量／交期變更或取消，重新發放採買訂單，（在MFG/PRO系統上，採買訂單有版本別来作区分），將變更后之訂單及項次標示清楚，蓋上〞变更〞章后，傳真通知廠商。 若廠商同意變更或取消，請廠商確認簽回。 * * 4.3.2若廠商接到採買訂單取消或减量時，其材料已生產完畢待交貨或其他原因，不同意採购訂單之變更，務必請廠商在採购訂單上注明不可變更或取消之數量及原因，並將变更之採购訂單回簽。 * * 4.3.3属以下情况之一，不可讓廠商再交貨，因倉庫不會再收料，若有特殊情況，則需先協調生物管或業務，經其許可后，始可入料。 A.採购訂單數量减少 B.延迟交货 C.取消订单 * * 4.4供應商交貨及應注意事項 4.4.1廠商依據採购所下之ＰＯ，將材料依訂單交期之先后交貨，並填寫送貨單。 4.4.2廠商送貨時，其包裝要符合要求，諸如防潮，變形，破裂強度，或是其他特別要求。 * * 4.4.3如果箱內還有小包包裝，需在包裝外标识料号和數量，外箱需标识採買訂單 No.，料號，品名，數量。 4.4.4廠商送貨時，要依訂單交期之先后來交貨且送貨單上要注明採购訂單號碼，料號，品名，交貨數量，倉庫收料則依廠商之交貨明細，確實清點箱數與數量，並確認來料與單據上的料號、品名是否相符。 * * 4.4.5廠商交貨時，廠商扣該份採购訂單之數量，務必與倉庫收料一致，絕不可有廠商扣〞A〞採购訂單，而倉庫收料扣〞B〞採购訂單，造成后面對帳請款之困擾。（尤其是有分批交貨的情形）。 4.4.6採购最好能在每周之一天，從MFG/PRO系統內將採购訂單之未結數量，传真給廠商核對。 * * 4.5材料之跟催 4.5.1廠商依照採购訂單上之材料交期，並考慮其材料運輸時間，務必準時交貨。 4.5.2為確保廠商如期交貨，採购人員應依生管之生產計畫或物控之交貨排程進行材料跟催。 * * 4.5.3廠商如在L/T內無法如期交貨，採買必須問明原因，並與廠商確認新的交期，且要告訴物控新的入料時間，必須以不停線為原則。（如果會造成停線必須立即報告主管，請求协助。） 4.5.4為確實讓採购人員能對負責之材料有所掌控，尤其是重要料件，採购人員依物管提供之物料需求表，加作一份廠商交貨管控表，以利採购人員對物料之掌控。 * * 4.6品质異常及不良品處理作業 4.6.1若買賣雙方對採购材料，有检验标准上之差