第2章成功信息交流的基本目标1.ppt

第2章成功信息交流的基本目标 作为一位专业技术文书的作者，为了要迎合读者的口味，你必须了解他们的需求。同时，你还要考虑你自己所扮演的角色。或许你需要读者支持你的提议；也可能你只是想给领导汇报项目计划及进展情况的相关信息。但无论你要写什么，你都必须首先考虑清楚你的读者和你写作的目的。 实际上，你应该会分析任何类型听众和目的，无论是科技的还是生意合作,无论是写的或还是说的。 举例来说，当你在准备一次工作面视的时候，你不能仅仅考虑你所掌握的专业技术方面的知识；你也要考虑会见者会希望通过接见你达到什么目的。 通过分析会见者角色支配的需要,你将会能够预期一些会见者必然会询问的问题。 为了简洁增加和删除无用词语 工作场所信息沟通的重要目标是简洁：通过简单的文字，短句子，较短的段落实现简洁。当然简洁也可能会影响听众准确理解问题。 例如，阅读下面的句子： 繁杂表达 On two different occasions, I have made an investigation of your neighbors adjacent property and have come to the conclusion that your fence has been incorrectly installed, extending beyond the aforementioned property line, and that the said fence must be modified by the end of this month to ensure that you avoid the possibility of legal action. 我们用两次不同的方法对你和你邻居的相邻的财产进行调查，发现你的围栏已被正确安装结束，但超出了财产延长线路，该围栏必须在本月底前修改，以确保您避免受到法律诉讼的可能性。 该句虽然表达是明确的，它回答了读者的提问，并提供具体细节但写作罗嗦。 这同一句话可以写简明如下： 简明表达 Twice, I investigated your neighbors property. Your fence incorrectly extends beyond the property line. To avoid a law suit, please move the fence by July 31. 我两次调查你的邻居的财产。您的围栏错误地超出了建筑红线。 为了避免法律诉讼，请在7月31日修整你的围栏。 原句是57字。这次修订包括三句话，共25字。 每句平均8个词。 我们的沟通，至少因以下两个原因必须精简： 空间 。 有些情况下我们的信息必须限定在一定的字数范围之内容，如简历表的方格，或者计算机屏幕及手机屏幕等， 为了确保你的工作沟通，依据你的沟通渠道，删除不必要的单词和短语，使句子长度适当。 可读性。可读性是一个文件的阅读水平。 它定义例如无论你是写给5年级，9年级或12年级的水平。 可读性是很重要的原因如下。并非所有人都从大学毕业生。 只有大约33%的美国人从大学毕业。因此，如果你的写作定位在在大学水平，您可能会受到约67%的听众对可读性的挑战。 句子长度极限 为了完成精简和提高可读性，限制您句子长度。GNOME文档风格指南（基于Unix和Linux桌面套件和开发平台）提供的有关的可读性和句子长度的的信息表明： ?句子的长度与可读性 非常容易阅读的平均句子长度为12字。 简单的英语句子的平均长度为15至20字。 非常难读句子的平均长度超过20个字。 句子大约10到12字时你的听众容易阅读和理解。相比之下，句子超过20个字可为您的观众可读性的挑战。 为了实现简洁，删除单词和短语 删去“be”动词 合理使用主动语态和被动语态 主动语态受到大多数人喜爱，所以在写作时要尽量使用主动语态。 1。被动结构往往不明确。 2.被动结构往往冗长。 但有的时候，使用被动语比主动语态表达的效果更好。如当你想强调某一点时，被动结构就很有效。 省略冗余 同样的事情说两次。 before after The year of 2006 2006 The month of December December The sum of ＄1,000 ＄1,000 Regular so far achieved