第十章 办毕文件的处置.ppt

第十章 办毕文件的处置 第二节 归档文件的整理方法 主讲人：郭小丽 学号：12009242065;定义： 在OA（office automation）环境下，归档文件的整理立卷是指借助于计算机，通过人机合作将公文进行有序化整理的过程，旨在方便公文的保管和利用。;   归档文件整理的基础是选择适当的文件分类方法和制定一份文件分类方案。;（一）分年度 即按照公文形成、处理的年度特征将同一年度的公文分为一类，不同年度的公文分为不同的类别。优点：按年度分类正好反映了机关工作逐年的变化发展，有利于文件查找和利用。 由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上年度的公文，其处理方法是在一个单位或机构中明确公文的归属年度，并将其固定下来，保持处理此类公文的连续性。例如：回复性公文，放在复文年度；规划性公文，放在计划或规划针对的一年。;（二）分组织机构  即按机关的内部组织机构进行分类立卷。 优点：按组织机构分类，能够更好地保持公文之间内容性质上的主要联系，有利于日后按专题的查找和利用。 大致步骤如下：首先，将公文分成党、政、工、团等不同性质的组织机构大类别；其次，在大类别中每一类别再按组织机构继续分类。;（三）分问题 即按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。 优点：可以使内容相同的公文相对集中，较好地保持统一内容公文之间的联系性。 缺点：带有较强的主观性，不宜单独使用。;（四）分保管期限 即按照公文不同的保存价值，将其划分为不同的类别。按保管期限划分，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个单位第一层次的分类标准。 划分保管期限应该以公文的价值（对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值）为依据。;复式分类法 适用于现行机关公文整理归档工作的常用复式分类法有：  年度-组织机构-保管期限分类法、  年度-问题-保管期限分类法、 保管期限-年度-组织机构分类法、 保管期限-年度-问题分类法;二、分类方案 分类方案作为预先编制的立卷条目，是保持一个机关内文件整理立卷的连续性、稳定性和客观性的重要指南。 分类方案的结构一般由类别、条款和条款顺序号组成。 分类方案可以采用文字叙述或者分类表格的方式编写。;三、整理程序 根据上述分类方法或分类方案，将整个机关文件或者立卷部门的文件划分到适宜数量的属类、小类，然后在分层次的最低一层小类文件中找出这一小类文件在作者、内容、时间、地区、通讯者、文种等方面具有的共同点，将具有共同特点的文件集合成案卷。;  OA环境下，编制这样的案卷，通常要经过预案立卷（电子文件夹）、登陆卷内文件、确定案卷和案卷的修改等工作。（详见课本303页）;问题： OA平台上归档文件整理的基本步骤?;感谢您的关注