重点建设项目文件归档与整理.pdf

重点建设项目文件 归档与整理 浙江省档案局 赵真 主要内容 � 一、建设项目文件归档整理的依据 � 二、建设项目文件归档整理的质量要求 � 三、建设项目文件归档整理的责任分工 � 四、建设项目文件的收集和平时归卷 � 五、竣工文件的编制 � 六、建设项目文件的归档整理 一、项目文件归档整理的依据 � GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一 般要求； � DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范 � 建设项目文件指建设项目在立项、审批、招 投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全 过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部 文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项 目竣工验收文件等。 � 建设项目档案——是工程项目建设、管理过程 中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记 录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又 称工程档案。 二、项目文件归档整理的质量要求 � 档案内在质量要求 � 档案制成材料质量要求 � 档案格式质量要求 � 档案整理质量要求 档案内在质量要求 � 齐全完整：全过程文件、每一事情与问题的处 理文件、每一份文件内容填写齐全。 � 原始性：文件应是直接、自然形成的历史记 录，内容、签字盖章具有原始性。 � 准确有效：图纸与文字、文字与实际、总部与 分部、正文与附件要一致；签字、盖章准确有 效。 档案制成材料质量要求 � 载体材料：文字纸张幅面为A4大小，长期存 储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。 � 字迹材料：使用激光打印、红色印泥、碳素墨 水等耐久字迹材料；禁止使用喷墨、针式打印、 复写复印件、传真件、圆珠笔、铅笔、红墨水、 纯蓝墨水等不耐久字迹材料。 � 文件清晰度高，具有长久保存价值。 档案格式质量要求 � 文件标题完整准确 � 文件编号系统规范 � 文件左侧留2.5公分以上的装订位置 � 施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定 格式 � 文件表面整洁、清晰，无污损、无锈蚀、无霉 斑 档案整理质量的要求 � 分类清楚 � 组卷规范 � 案卷排列有序 � 档号编制科学 � 编制了项目档案案卷目录 三、项目文件归档整理的责任分工 � 项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、 协调和指导勘察设计单位、施工单位和监 理单位编制项目竣工文件和负责整理项目 前期、验收文件。 其它参建单位的职责 项目勘察、设计、监理、施工单位、 材料及设备供应单位应根据本规范的要 求．完成各自职责范围或合同规定的竣 工文件的编制和项目文件整理、归档工 作。 不同承包方式的归档责任 项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项 目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承 包单位汇总； 由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单 位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项 目监理单位负责收集，积累项目监理文件． 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项 目建设中文件收集、积累和完整、准确．系统 情况．审核，签认竣工文件。并向建设单位提 交有关专项报告、验证材料及其他监理文件． 代建制项目的归档责任 � 建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的 归档整理责任，按照合同办理。 控制措施 1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议 时，应设立专门条款．明确有关方面提交 相应项目文件以及所提交文件的整理、归 档责任。 2、项目文件的收集、整理、归档和项目档案 的移交应与项目的立项准备、建设和竣工 验收同步进行。 四、项目文件的收集和平时归卷 � 建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前 期文件以及设备，工艺和涉外文件。 � 勘察单位负责收集、积累勘察文件 � 设计单位负责收集、积累设计文件 � 施工单位负责收集、积累施工文件 � 监理单位负责收集、积累监理文件 建设单位负责收集的内容 � 项目前期阶段：立项审批、招投标、勘察、初 步设计等文件 � 工程准备阶段：土地征用、开工审批等文件 � 施工阶段：安全、质量、进度、物资、资金、 设备等管理性文件 � 竣工验收阶段：竣工文件 � 生产