档案管理学--第四章 档案的整理.ppt

一、立卷改革的意义 （一）对机关档案工作的意义 1.提高了工作效率，缓解了机关档案工作的压力 2.适应了机关内部人员流动、机构改革人员精减的需要 3.理顺了机关档案室的工作职能，使工作重心转移到档案信息的开发利用上来 （二）档案管理现代化的意义 1.新方法能够为计算机管理档案的普及铺平道路，促进文档一体化管理的实现 2.新方法为档案信息化建设以及信息共享创造条件 二、传统的立卷方法与以件为单位方法的比较 （一）采用传统的立卷方法的时代背景及其合理性 （二）传统的立卷方法的优点 （三）传统的立卷方法的缺点 （四）新方法的优势 （五）新方法的不足之处 三、立卷改革应把握的主要环节 （一）档案编号体系应整体转换 （二）档案目录的编制应简化 （三）应在同一个进馆范围内统一使用软件，统一著录项目 （四）在实际工作中需要对有密切联系的文件以件为整理单位进行灵活的处理和更深层次的著录 第五节 立卷方法的改革附件 第六节 类内案卷排列、案卷编号 卷内目录、案卷目录和档号 一、案卷排列 案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。 二、案卷编号 案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码（编案卷号）。 三、卷内目录 （一）填写卷内目录以前的一些准备工作 （二）填写卷内文件目录 四、案卷目录 （一）编制案卷目录的准备工作 （二）编制案卷目录 五、档 号 档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。 （一）编制档号过程中应遵循的基本原则 1.唯一性原则 2.合理性原则 3.稳定性原则 （二）档号的构成 1.全宗号 2.案卷目录号 3.案卷号 4.件号或页号 第七节 档案整理中的组织管理 一、整理工作方案 档案馆或者档案室在对某一个全宗档案，尤其对积存零散文件进行整理的时候，首先要了解情况，写出分类方案，这是档案整理以前不可缺少的准备工作。 二、立档单位和全宗历史考证 （一）立档单位和全宗历史考证，对档案的管理和提供利用的作用 （二）立档单位和全宗历史考证一般包括的内容 （三）编写立档单位和全宗历史考证应注意的问题 三、零散文件整理程序 在整理积存的零散文件时，除了要做上述的一些准备工作以外，还必须有科学的组织整理工作程序，以保证档案整理工作的顺利进行。 四、整理档案的劳动组织 整理积存和零散档案时，需要比较多的人参加，因此，必须合理地解决人力分工问题，应该根据档案的系统整理和技术整理的特点进行科学的劳动分工。 思考与复习题： 1.简述档案整理工作的原则。 2.为什么必须按照全宗整理档案? 3.简述构成立档单位的条件。 4.简述复式分类法的种类和适用范围。 5.简述档号的编制原则与方法。 6.简述案卷目录的作用和主要内容。 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 本书由vince上传于世界工厂--学堂中心精品下载栏目 第四章 档案的整理 第一节 档案整理工作概述 第二节 全 宗 第三节 全宗内档案的分类 第四节 立卷方法的改革 第五节 立卷方法的改革附件 第六节 类内案卷排列、案卷编号、 卷内目录、案卷目录和档号 第七节 档案整理中的组织管理 第一节 档案整理工作概述 一、整理工作内容 （一）系统排列和编目 （二）局部调整 （三）全过程整理 二、档案整理工作的意义 （一）档案的整理是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件 （二）档案的整理是档案管理所有业务活动的关键环节 （三）档案整理是实现档案管理现代化的要求 三、档案整理工作的原则 （一）充分利用原有的整理基础 1.提高对原来整理工作的认识 2.不要轻易打乱档案 （二）保持文件之间的历史联系 1.来源方面的联系 2.时间方面的联系 3.内容方面的联系 4.形式方面的联系 （三）便于保管和利用 整理档案时，注意利用原有的基础，保持文件之间的历史联系，以便于保管和利用。但是有时