文书档案分类与整理.ppt

讲课到此结束谢谢！ 档案盒封面 （全宗名称） 档案盒盒脊 (馆) (室) 全宗号 年 度 保管期限 机构(问题) 起止件号 盒号 备 考 表 盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、 销毁等情况； 备注项内容。 整理人： 检查人： 年 月 日 九、排架 档案按分类方案 如年度——机构（问题）——保管期限 或年度——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架。 传统整理方法——以卷为管理单位 案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分 一、全宗内档案分类 （一）分类的常用方法 1、年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。 一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。 2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。 3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。 （二）常用的复式分类方法 1）年度与组织机构分类法 如： 2000年 办公室 2001年 办公室 人事处 人事处 业务处 业务处 …… …… 办公室 2000年 人事处 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 …… …… 2）年度与问题分类法 如： 2000年 党群类 2001年 党群类 ?? 行政类? 行政类 教学类? 教学类? 外事类 外事类 …… …… 综合类 2000年 业务类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 …… …… 二、立卷组合方法 立卷“六个特征”，即问题 、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷 1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷 2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷 5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征 三、卷内文件整理 (一)检查调整组卷 1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系； 2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件； 3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少； 4、检查卷内文件是否有破