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办公革命.ppt

为什么使用办公软件(系统) 常见的办公软件(系统) 办公(软件)带来的效益 办公室里的革命 办公软件的诞生对于传统工作是一种颠覆性的改变!它不但能够提升工作效率,还能减少人力成本。办公软件发展至今,已经延伸出很多功能,例如:稽核审计、记录计算等。                为什么使用办公软件 操作系统: Windows Linux Unix Mac OS 桌面办公软件: Microsoft Office WinRAR Adobe Photoshop 行政办公软件(系统): 考勤系统 OA系统(签报系统) 财务系统 人事系统(Hr系统) 邮件系统 常见的 办公软件 日趋严峻的商业对抗中,节约成本、提升利润成了各个行业必然要讨论的问题。面对软件业飞速的发展,这些办公软件逐步取代了原始的工作模式,从而营运而生了一个新的名词“无纸化办公”。无纸化办公并非一句空谈,而是真正起到了节约成本、提升效率、严格把控风险等作用。无纸化的字面意思就是不需要用纸,换一个角度考虑就是把每一张纸的成本运作都计算在内,更好的为客户节约成本。 软件(系统) 带来的效益 接下来我会用大量文字来叙述何为“办公室里的革命”,请耐心地读下去。此外,本人不是全才,无法把所有部门、系统的各项功能了解的面面俱到,所以有疏漏请海涵! 对于任何行业来说利润都是最终的结果。对于公司来说,如果工程装修品质是第一位的时候,对于工装所需的材料就要用最好的,假定这些成本是无法改变的,那么我们要如何节约成本呢?只有降低员工工资、缩短工期、节约一切不必要的办公支出等等。 如果一味的降低工资,会影响员工的工作积极性,那么工程品质就无从谈起;如果缩短工期,势必会造成工作人员疲劳工作,从而影响了工程品质;如果我们节约一切不必要的开支的话,不仅会建立员工的节俭习惯,而且能够从根本上节省不必要的费用支出。 说了这么多,其实就是“节约”两个字,这又怎么和革命联系到一起呢?请耐心的读下去…… 办公室里的 革命 节约从何谈起呢? 首先,要节约人力。这是节约的重中之重。例如:一个完 整的财务架构应该配置如图: 办公室里的 革命 假设每个岗位只要一人,那么这个部门还需要25个人,才能构成一个完整的财务部。但是在实际工作中,公司为了节约成本,就要每个人身兼数职,即使这样都未必能够形成一个完整的架构。但是如果利用一些比较先进的财务软件,那么工作可能就会更加顺畅了。 例如:预算会计和成本会计以及费用会计是不是能够让一个人来做呢?为什么是这三个岗位要结合呢?因为有了预算就可以掌握支出,知道支出才会核算费用。 系统在这里究竟是一个什么样的角色呢?预算要如何预算?这就需要一个强大的数据作为依据了。如果我们把每年的预备投入费用、实际支出费用以及当年利润都一笔一笔记录的清清楚楚,可能账本会摞的很高很高,到来年做预算的时候,看到这些账本头都有可能会爆炸。但是有了财务系统,这些数据的查找、调阅、分析就简单了,甚至都能做到对比,然后再进行一些简单的计算,那么来年的预算就出来了! 办公室里的 革命 再比如:公司领导要求员工不迟到,不早退是很司空见惯的制度了,但是在真正执行当中却存在这很大的差异。 举个例子:有A、B两公司,同样拥有1000名员工,但是A公司能够做到每天有多少员工按时到岗,多少员工因公外出,再有多少员工未到,可以做的清清楚楚,只要领导需要,在10分钟内就能把数据送到领导面前;而B公司却很难达到这种效果,领导需要员工出勤表时,B公司需要整整一天时间,最后呈现给领导的还是大概情况。这样的情况,在现实中有吗?答案是肯定的,但是为什么两家公司,员工数量是一样的,可是对于数据的结果却差异这么大呢? 原因很简单,就是考勤系统起到的作用。考勤系统可以随时随地把所需要的数据反映给人事部门的相关人员,然后再由相关人员反馈到领导那里,这样的有条不紊的进行差勤考核,相信A公司的员工很少有无故缺勤的问题。 办公室里的 革命 同样,再举一个例子:某公司因业务扩张,分立了很多支公司,这些支公司散布在该公司所在省份的各个地市。但是该公司有很多业务都需要领导做决策,那么地市的公司就必须把文件用快递或者用专人进行递送。但是商场如战场,时间就是利润,这种情况下难道就没有一个效率更高的办法吗?答案同样是肯定的,这就是OA系统的作用了。只要该公司把相应的基础建设做好,OA系统就可以做到即时到达,即时签批,即时反馈。原来快递来回至少要3天,利用OA系统,只需要几分钟就可以做到。表面上看硬

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