Office办公软件【第五章】.ppt

本章学习内容 5.1 表格的创建 5.2 表格的编辑与修饰 5.3 数据的排序和计算 5.4 模板及其应用 表格与模板 在工作和学习中我们经常要用到表格，这是因为表格所包含的内容不但简单明了、条理性好而且信息量大。 使用Word模板可以使文档更加规范，并可以极大地提高工作效率和工作质量。 由此可见表格的创建和编辑是文档处理中必不可少的组成部分，模板是提高工作效率和质量的极好的帮手。 5.2 表格的编辑与修饰 表格创建后，通常要对它进行编辑与修改。这里主要介绍表格的选定，调整行高和列宽、插入或删除行、列和单元格，单元格的合并与拆分，表格的拆分，表格框线和底纹的设置，编辑和排版单元格中的文字等。 为表格添加行或列 单元格的合并 合并单元格 ①选择要合并的单元格。 ②执行下列操作之一可合并单元格： ?在“表格”菜单上，单击“合并单元格”命令。 ?单击“表格与边框”工具栏中的合并单元格按钮。 ?单击鼠标右键，在快捷菜单中选择合并单元格命令。 单元格的拆分 拆分单元格 ① 将光标定位在要拆分的单元格中（如在单元格中单击）。 ② 执行下列操作之一可拆分单元格： ? 在“表格”菜单上，单击“拆分单元格”命令。 ? 单击“表格与边框”工具栏中的拆分单元格按钮。 ? 单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“拆分单元格”命令。 ③ 在“拆分单元格”对话框中选择所需要的行或列并单击“确定”按钮。 设置边框和底纹 可以通过菜单【格式】→【边框和底纹】命令打开如图所示的“边框和底纹”对话框，为表格添加边框和底纹。在“边框”选项卡中选择表格的“线型”、“颜色”以及边框线的“宽度”，在“设置”中选择作用范围；在“应用于”中选择“表格”或“单元格”；还可以在“底纹”选项卡中选择所需的填充色和图案。 自动设置表格格式 表格自动套用格式定义了许多表格的格式、字体、边框、底纹、颜色供选择，使表格的排版变得轻松、容易。具体操作如下： 将光标定位在表格中的任意位置。 使用表格菜单【表格】→【表格自动套用格式】命令，打开 “表格自动套用格式”对话框。 在“表格样式”框中，单击所需的样式并在“预览”框中查看排版效果。 单击“将特殊格式应用于”选项组中相应的复选框，选择所需选项。 单击“应用”按钮。 另外，还可以自行创建表格样式， 单击“表格自动套用格式”对话框 中的“新建”。 拆分表格 要将一个表格分成两个表格，单击要成为第二个表格的首行的行， 单击“表格”菜单中的“拆分表格”命令，可将表格在光标位置拆分为上下两个表格。 文本与表格的转换 利用Word“文本转换成表格”功能能将文本转换成表格。首先将要转换的文本按一定的格式排列，行与行之间用回车符分隔，列与列之间以用逗号、制表符、段落标记、或空格等分隔符分隔。 利用“表格转换成文本”功能又能将表格中的数据转换成文本。 文本与表格的转换 将文本转换成表格时，使用逗号（英文状态下的逗号）、制表符或其他分隔符标记新列开始的位置。 ① 在要划分列的位置插入所需的分隔符。 ② 选择要转换的文本。 ③ 选择菜单命令【表格】→【转换】→【文本转换成表格】，“将文本转换成表格”对话框。 ④ 选择对话框中所需选项，并单击“确定”按钮。 练习 将考试成绩数据转换为表格 序号, 姓名, 平时成绩, 笔试成绩, 上机考试成绩, 总分, 平均分 001, 刘海, 40, 89, 93, 222, 74 002, 章文, 75, 78, 84, 237, 79 003, 孙柱, 50, 65, 59, 174, 58 004, 吴小行, 85, 90, 80, 255, 85 005, 邱大军, 95, 87, 85, 267, 89 任务分析 从上面数据可以看出，行与行之间用段落标记分隔，列与列之间用逗号分隔。经转换后的表格应该是一个6行7列的表格。 5.3 表格数据的排序和计算 Word还提供的对表格数据的排序和计算功能，当然Word中的计算功能和Excel中的表格计算功能相比较相差甚远。因此，我们并不赞成使用Word表格进行复杂的计算。有关Excel的表格计算我们将在后续章节中介绍。 表格排序 在表格中可以按指定列进行排序（一个关键字），也可以按表格中的多个列排序（多个关键字）。 通常对表格排序采用两种方法：使用“边框和底纹”工具栏上的排序命令按钮进行排序和使用表格菜单命令对表格排序。 表格排序 1. 使用“边框和底纹”工具栏上的排序按钮进行排序。 首先将光标定位在要排序列的任意位置，单击“表格和边框”工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮。 2. 使用菜单命令进行排序 首先将光标定位在要进行排序的表格内的任意位置（此时只需用鼠标单击表格内的任意位置）