会议及重大活动流程规范1.doc

公司重大活动、会议的组织及参加规范 成立工作组 每次大型活动、会议成立专项筹备小组，负责前期筹备、过程跟踪及后续处理工作。 组长：发起部门负责人。特别重大活动、会议的，由董事长指定领导班子成员担任。 组员：发起部门及相关部门的部门中层及骨干人员（包括物资、场地、设备、考勤、资料管理等责任人） 监督员：监察分室相关人员 信息确认 1、确定活动、会议的时间、地点及活动主题内容； 2、确定活动参与人员姓名、职务、部门/单位； 3、确定活动、会议的详细流程安排，明确相关工作人员职责，制定《xx活动工作安排表》（详见附表一）。 场地、物资安排 1、至少提前三天根据活动、会议需求预定场地，并提出场地布置方案。 2、大型活动提前半天、会议提前半小时调试现场音响设备，保证所有设备在活动、会议举行过程中能正常运作。 3、至少提前一天确定是否需要做水牌、横幅，如有需要尽快确定内容，并即日制作准备好。 4、至少提前一天根据活动、会议需要准备好名牌、鲜花、礼花、茶水、水果、活动、纸巾、桌椅、流程表等，所有物资提前半天到位，并按要求提前布置好场地。 车辆安排 1、至少提前三天确定活动路线，做好相应接送、引领人员的工作安排。 2、至少提前两天根据活动级别、活动人数，确定使用车辆种类、数量，并于车辆确认后联系司机落实时间、行走线路。 3、如活动需要接送客人、集团领导，则提前根据发起部门或客人指定联系人提供的信息，查询需接送人员是否按时出发，飞机、火车有无晚点、延误等其他情况，并且进一步落实人员有无变化，做好相应的迎接准备。同时，提前预定机场贵宾厅；提前沟通火车站出站安排；如客人自驾车来访，需提前安排引领人员及引领车辆，提前确定接头地点并熟悉行车线路。 住宿安排 1、根据住宿人员的职务、级别、重要程度事前预定合适的酒店并安排合适的住房； 2、根据住宿人员对楼层、朝向的特殊要求，合理安排房型及房间位置；确定房号、入住天数，提前做好房卡。 3、提前做好叫早及早餐安排，做好退房及返程的信息确认工作。 用餐安排 1、根据活动的内容、性质确定用餐标准，并预定合适的用餐酒店。 2、提前检查用餐房间的环境布置、座次安排、空调、通风、灯光效果、音响、座位间隔等，安排专人负责台卡的制作和摆放。 3、根据用餐标准、参与领导或客人的喜好、习惯、民族特点安排合适的菜式。 4、根据活动需要，提前准备合适的酒水，并安排专人提前将酒水运往用餐地点。 资料管理 1、安排专人负责活动资料管理，包括文字资料、图片资料、视频音频资料的收集、整理、归档。 2、活动资料要求做到准确、全面、重点突出、有代表性。 风险保障 1、水电保障： （1）室内活动：提前联系相关接口，确保场地当天水电供应正常，如提前获知当天停水、停电且活动不得改期，需尽可能跟场地负责人协调临时用水、用电。如现场无法提供临水、临电，确保现场通风、采光工作要做好。 （2）户外活动：提前联系相关接口，确保场地当天水电供应正常，并安排专人评估当天用水、用电是否超负荷，并派专人驻点电站保障。如提前获知当天停水、停电且活动不得改期，跟场地负责人协调必须提供临水、临电，并根据临电负荷能力调整器材使用方案。 2、设备保障： 做好提前调试准备工作，如遇故障马上更换仪器，确保活动过程设备运作正常。 针对现场设备准备一份备用方案，以应对设备中途出现故障等问题。保障活动、会议不会因临时故障问题被中断。 3、天气保障： 室外活动提前两天查询天气预报，遇雨天要提前给宾客、领导备伞，并提前为其他参加人员申购一次性雨衣。同时，使用即时短信通知机制，给相关人员发送天气温馨提醒短信。 4、根据活动、会议实际情况，在前期筹备工作中做好其他风险评估，并准备好相应的应急备案。 礼仪要求（详见附表二） 纪律要求 1、重大会议、活动原则上不予以请假，如因特殊情况需要请假，须提前一天向发起部门提交部门负责人签字请假条，汇总呈董事长审批后方能请假。 2、与会人员须全部提前5-10分钟到达现场签到，参与大型户外活动要提前半小时到1小时到达现场，并按照指定位置进场等候，确保活动、会议能依时进行。 3、参加人员须具备前瞻性，活动前要做好充分的风险评估，避免因堵车等原因而导致迟到。 4、会议、活动开始前遇到突发性重要工作，需提前请示董事长并向会议、活动组织部门报备。 5、会议及过程要求严肃安静的重大活期间，参加人员要自觉遵守现场秩序，须将通讯工具关闭或置于无声状态，不得随意接打电话或擅自离开现场处理其他无关的事务，不得在室内抽烟、来回走动、交头接耳、打瞌睡等。 6、如当次会议、活动有着装要求，全体参与人员必须严格遵守。 7、会议、活动组织部门提前做好考勤管理工作。登记好迟到、早退、缺席、会议接听电话等违纪情况，会后统一上报董事长处理。 违规处理 1、迟到15分钟以内，处以通报批评的处罚