档案、档案工作及其意义.ppt

（三）库房现代化管理设备的应用 1、密集架，密集架是比档案橱柜更先进的设备，不但可以大幅度的节省库房空间（正常情况下，使用密集架的库房使用面积是普通库房的4倍以上），而且密集架具有防尘、防鼠、防光、防火的特点。但目前市场上密集架质量差距很大，质量层次不齐，质量差的密集架不但没有好处，而且还会有安全的隐患。某单位密集架就因为质量问题而倒塌，差点酿成安全事故。 因此，在密集架的选择上，一定要选择大厂家的产品，而且价格不能低于市场普通价格。作为没有技术含量的产品，密集架的质量和价格有着很直接的关系。 此外，二楼及以上楼层，如果没有在规划建设的时候进行专门规划，不能安置密集架。 2、温度湿度自动控制系统，温湿度自控系统是档案库房管理现代化水平的一个重要方面。系统设置后，可以自动根据库房条件对空调和吸湿机包括杀毒设备进行启动和关闭，而且可以上传并存储温湿度数据。目前我市有7家单位安装了温湿度自控系统。 3、自动灭火系统，这是目前档案库房最先进的防火设备，由于价格昂贵，我市没有安装的单位。档案是不允许用水进行灭火的，一般采用的是二氧化碳气体，其次是干粉。 4、防磁柜，防磁柜是安全保管磁性载体档案的设备。对于没有磁性载体档案的单位，不建议配备。 （四）档案装具的使用 橱柜，各单位在配备档案橱柜时，要统一使用国家标准橱柜，不得使用木质橱柜、五节橱、两节橱或玻璃窗橱柜。 * * * * （1）档案利用工作的含义、意义和要求 含义：档案利用工作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。 档案利用工作的意义和要求 a.提供利用是档案工作的根本日的 b.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响 （2）档案利用的途径与方式： 档案利用的基本途径，主要包括：一是提供档案原件。二是提供档案复制品。三是提供档案信息加工品。 利用效果登记簿 查阅档案登记簿 主要有以下十种方式 开设阅览室 档案外借 制发档案复制本 出具档案证明 提供咨询服务 印发档案目录 编写档案参考资料 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 档案信息上网 电子档案利用 几种常见检索工具的编写方法： （1）大事记 a.就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料 b.大事记的体例和结构 大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时问顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。 1）题名 2）编辑说明 3）序言 4）目录 5）正文 6）按语和注释 7）附录 c.大事记正文：1）大事记述；2）大事时间 d.大事记的编写要求 1）观点正确，用材真实；2）大事突出，要事不漏，小事不要；3）系统条理，简明扼要；4）大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；5）收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；6）材料来源一般注明出处；7）建立大事记录制度。 （2）组织沿革（P196） 是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制情况的一种编研材料。 （3）全宗指南（P197） a.概念： 是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。 b.内容： 第一、立档单位和全宗的历史概况；第二、全宗内档案内容和成分的介绍；第三、全宗指南的辅助材料。 （4）统计数字汇集 （5）专题概要 （6）会议简介 （7）图集 （8）手册 （9）年鉴 秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。　??明内阁大学士邱濬说档案的作用:“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。??? 郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗，盛赞档案作用之的重要。??????? 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。??????? 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。??????? 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。?? 　上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 六、档案的作用 　 ? 总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。 波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批