档案的保管与保护.ppt

第七章 档案的保管与保护 重点：阐述档案保管和保护工作的任务、要求、方法等内容。 第一节档案保管与保护工作的含义、任务和要求 一、档案保管、保护工作的含义、内容 （一）档案保管工作 1、档案保管的含义。 2、档案保管的内容。 （二）档案保护工作 1、档案保护的含义。 2、档案保护的内容。 二、档案保管、保护的任务（维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务） （一）档案保管工作的任务 （二）档案保护工作的任务 三、档案保管与保护工作的要求 （一）档案保管工作的要求 1、帐物相符； 2、突出重点，兼顾一般； 3、处理好保管工作与其他业务环节的关系，处理好“管”与“用”的关系。 （二）档案保护工作的要求 1、满足不同载体档案材料的特殊保管要 求，确保其安全，延长其寿命。 2、以防为主，防治结合。 本节小结： 本节主要介绍了档案保管与保护工作的含义、任务和要求。 重点:档案保管与保护工作的要求。 第二节 档案的保管 一、档案保管工作条件 （一）档案库房 应遵循适用、经济、美观的原则，其中适用是最基本、最重要的原则。 注意事项：档案库房、档案室必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他用品。 （二）库房设备 1、温湿度表 2、防火防盗监控装置 3、空调设备 4、吸湿（加湿）设备 5、库房空气净化装置 库房设备必须满足档案保护的要求。 （三）档案装具 常用的装具有：1、档案箱。 2、档案架。 底图、胶卷、底片、磁带、磁盘等具有特殊要求，要用特殊装具。如：底图柜、照片柜、防磁柜。 二、库房的管理 包括：库房管理的任务 编号和排架 档案实体的保管 （一）库房管理的任务 （二）编号和排架 1、档案库房的编号 编号规则：每幢房子的内部，应根据建筑及房间的划分情况进行编号，楼层应自下而上编号，每层应从入口开始，从左向右编号。 2、档案柜、架排列和编号。 库房中档案架（柜）的排列要求： （1）整齐。 （2）空间适度。注意：所有的架（柜）均不应紧靠墙壁。 （3）避光通风。 （4）统一编号。 档案柜架编号的方法： 自门口起依次编架（柜）号，每个架（柜）的栏从左向右编号，每栏的格自上而下编号。没有栏则从上而下编号。 （三）档案实体的保管 1、档案排架的原则和要求 (1)便于管理。 (2)相对稳定。 (3)要有益于档案的必威体育官网网址和保护。 2、档案排列的方法 我国通常采用全宗群(按系统)排列的方法。 *特殊载体的档案，可分别保管，但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。 3、存放方式 4、档案存放位置索引 5、档案代理卡（又称代卷卡） 6、全宗卷 (1)全宗卷的内容 关于全宗卷所含内容的规定.doc ①在收集档案工作中产生的文件材料，档案交接证、合格证。 ②在档案整理工作中形成的文件材料，档案管理制度汇编。 (1)全宗卷的内容 ③在档案鉴定工作中形成的文件材料，本全宗保管期限表、鉴定小结、审批表。 ④在档案保管、统计工作中形成的文件材料，重要利用情况与效果统计表。 ⑤在档案提供利用工作中形成的文件材料，大事记、档案利用情况分析、利用实例汇编。 (2)全宗卷的性质和特点 (3)全宗卷的管理 做好卷内文件排列、编制简要的卷内目录。 问题：全宗卷是不是全宗内的案卷，应怎样排放？ （四）档案的安全检查 档案检查的内容 ①档案数量是否准确、有无遗失； ②档案受损情况和数量； ③档案进出，存取登记是否准确； ④库房管理的各种制度的执行情况等。 三、档案保管制度 （一）安全保管制度 （二）档案进出库房制度 （三）清洁卫生制度 （四）设备管理制度 （五）库房管理人员的岗位责任制 （六）库房档案的检查制度 本节小结 本节主要介绍了档案保管的工作条件、库房管理及档案保管制度。重点是档案排架的原则和要求、全宗卷的管理及内容、档案安全检查的内容。难点及实际的弱项是全宗卷的内容、编目及管理。 第三节 档案的保护 思考：档案在形成阶段应怎样从档案保护方面加以重视，在档案字迹蜕变、纸张破损时，怎样有效保护档案？ 一、档案制成材料的耐久性 档案制成材料的耐久性主要由两个方面来决定：一是档案纸张材料的耐久性二是档案字迹材料的耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性 造纸原料：1、纤维素：越多，纸张越耐久