合同管理规定.doc

合同档案管理规定 一、目 的：为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现事业部合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 二、适用范围：本制度所指的合同档案是事业部在业务经营中形成的各种采购、销售、人事聘用、房屋租赁、委外等项目为中心的资料总和。 三、合同档案管理原则： 1、合同档案复印件由事业部管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、管理组负责整理、校对、建档、保管保存事业部所有合同文档，并定期追踪各类合同文档的归档工作。 四、合同文档复印件的移交 1、各类合同在正式签署合同后须将合同正本原件移交公司法务存档。 2、移交的合同需进行分类、编号、登记，在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： A. 合同各方当事人须签字盖章； B. 合同规定的附件应齐全； C. 属于合同保管范围的其他材料。 3、存档的合同由上海行政协助定期收集、复印后移交事业部管理组。 4、合同文档复印件移交时必须编制档案移交清册，经管理组核对无误后方为完成交接手续。 五、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、事业部人员确因工作需要须借出合同复印件查阅或影印，须邮件申请，经事业部部长同意后，方可在管理组办理相关借阅手续。合同复印件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 附件一：《合同文档借阅影印登记表》 合同借阅、影印登记表 序号 合同编号 签约对方 承办人 附件序号 合同内容 合同页数 邮件申请借用时间 事业部长批复时间 借用方式 借用时间 归还时间 合同文档核验情况 管理员签字 备注