公文写作指导--编辑联合发文的公文.ppt

Office2007高级应用案例教程 主讲：冯翠丽 计算机科学学院 办公地点：4号教学楼103 第1章 编制联合发文的公文 1.1 任务 1.2 操作步骤 1.3 相关知识点介绍 公文（又称“红头”文件）是国家行政机关、企事业单位、各种团体组织日常行政管理中使用最多的应用文之一，常用于制定、颁布、贯彻执行法律、命令、规章制度，布置、检查、总结、报告工作，开展各项公务活动，是一种行文要求很严格、版面要求很高的应用文。 公文有上行文、下行文、平行文和单一发文、多单位联合发文等多种格式。 1.1 任务 以政府部门和企业联合召开“应对全球金融危机，振兴经济论坛”为例，编辑召开此次论坛的通知文件。 该任务又可分解为以下两个子任务： 编辑论坛通知文件 制作发文单位图章 1.2 操作步骤 1.2.1 编辑论坛通知文件 进行有关参数计算和页面设置 编制页眉内容格式 编制主体内容格式 精确定位版记各要素 1.2.2 制作发文单位图章 绘制一个基准图章 复制和修改基准图章 将图章移至目标位置 1、分析和熟悉GB标准公文版式要求 2、计算和设置右边距和下边距 右边距=210-156-28=26(mm) 下边距=297-225-37=35(mm) 3、推导word中文字号、磅与毫米的换算关系 1磅=1/72(英寸/磅)*25.4(毫米/英寸)=0.3528毫米 1毫米=72(磅/英寸)/25.4 (毫米/英寸)=2.8346磅 4、计算页脚尺寸，精确控制页码位置 最大页脚尺寸=下边距-页码一字线距版心距离-二分之一四号字高=35-7-4.94/2=25.53mm，可取值25.5mm 5、完成文档页面相关设置 设置页边距、纸张、页脚、文档网格、字体、插入页码 6、将页面设置保存为模板 保存文件名为“GB标准公文页面设置（模板）.dotx” 1.2 操作步骤 1.2.1 编辑论坛通知文件 进行有关参数计算和页面设置 编制页眉内容格式 编制主体内容格式 精确定位版记各要素 1.2.2 制作发文单位图章 绘制一个基准图章 复制和修改基准图章 将图章移至目标位置 GB中将组成公文的各要素分为“眉首”，“主体”，“版记”三部分。 置于公文首页的红色反线及其以上的各要素统称为“眉首”；置于红色反线（不含）至主题词（不含）之间的各要素统称为“主体”；置于主题词及其以下的各要素统称为“版记”。 1、熟悉GB标准公文眉首要求 2、用表格对“公文份数序号”等元素定位 3、精确计算“发文机关标识”的字体和缩放比 发文机关标示文字的最大高度为22mm，即62磅 字符缩放比=字高/字宽%=15/22=68% 4、精确设置“发文机关标识”的起始位置 发文机关标识文字上边缘至版心上边缘距离为25mm，因此可设置表格第3行的行高为4.55mm，第4行就是“发文机关标识”的精确起始位置 5、编排“发文机关标识” 在页面第4行第1列插入一个4行2列的表格。 设置表格宽度等于版心宽度156mm，居中。 合并第2列单元格。 输入文字内容，并设置“文件”两字的字体。 设置单位名称文字为标宋加粗、红色等。 设置第1列字符为分散对齐。 将表格行高设置为固定行距38磅。 6、编制“发文字号” 直接输入居中的“海发改委研[2009]18号”即可。 7、制作精确定位的反线 反线距“发文字号”下边缘4mm，操作方法：单击“开始 →段落→边框线→边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框设置即可。 1.2 操作步骤 1.2.1 编辑论坛通知文件 进行有关参数计算和页面设置 编制页眉内容格式 编制主体内容格式 精确定位版记各要素 1.2.2 制作发文单位图章 绘制一个基准图章 复制和修改基准图章 将图章移至目标位置 编制主体内容格式 主体要素包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识（即公章）、附注7部分。 1.2 操作步骤 1.2.1 编辑论坛通知文件 进行有关参数计算和页面设置 编制页眉内容格式 编制主体内容格式 精确定位版记各要素 1.2.2 制作发文单位图章 绘制一个基准图章 复制和修改基准图章 将图章移至目标位置 1、版记要素 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线 2、版记的位置 版记置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 3、输入版记要素文字内容 4、设置版记文字内容的字体和段落格式 5 、制作精确定位的版记中反线 绘制直线，插入→插图→形状→直线，自动生成对象锁定标记；设置直线的“形状轮廓→粗细”为