会展场馆档案资料与信息的管理.ppt

会展场馆档案资料与信息的管理 第一节 会展场馆档案 和技术资料管理 一、会展场馆档案资料室的建筑和设备 二、档案管理 1.搜集 2.整理 分类——立卷——案卷排列——编制目录——编制档号 3.鉴定 重要文件或一般性文件 4.保存 5.检索利用 6.剔除和销毁 具体流程图 （二）档案查阅纪律 1.总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制； 2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准； 3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文件的查阅要事先征得办公室主任同意； 4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查阅并签字； 5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；确需解除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主任以上领导签字批准； 6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事由单，提交办公室主任签字批准； 7.不准携带私人物品进入档案室 8.借阅文件要注意保护，不得损坏。 （三）文书档案的管理 （1）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件 和音像资料； （2）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、 计划、总结等）； （3）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文 字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同 契约等）； （4）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的 修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。 2.管理程序 1.搜集 移交文件；清点核收文件；检查手续是否完整。 2.整理 3.分类 场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位； 场馆文件按文种；各部门文件按部门类别。 4.查阅 内部查阅、外部查阅（见表1，表2）。 3.清理与保存 档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐朽。 年度更换时，依照档案保管期限表剔除注销，并填写《档案销毁清册》。 （四）财务档案的管理 1.管理范围 会计凭证、财务账簿、财务报表、会计资料档案、工资表、其他有归档要求的等。 (1)分类 (2)归档 财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。 档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 (3)查阅 (4)保管和必威体育官网网址 保管期限分为永久和定期，原则上按《企业会计档案保管期限表》执行； 严格执行安全和必威体育官网网址制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 （五）工程档案的管理 1.工程建设档案管理范围 （1）归档内容 （前期工作资料、基础资料、设计文 件、施工文件、竣工文件）； （2）归档要求 2.工程设施设备档案管理范围 以下各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等： 土建、装修工程，电力系统，配电系统，照 明系统，水管系统，风管系统，通风系统，给排 水系统，消防系统，电梯系统，楼宇自控系统， 综合布线系统，电视监控系统，广播系统，通信 系统等。 3.管理程序 （1）整理 （2）分类 （3）归档 工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问题档案员协同工程部人员共同解决。 （4）查阅 （5）保管 永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失 （六）人事档案的管理 1.管理范围 场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免文件等。 第二节 会展资料与合同的管理 （二）会展资料范围： 1.筹备会议、展览所搜集的原始资料。 2.办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图； 有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字； 开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物； 报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。 3.展会闭幕后的总结、统计材料等。 （三）展会资料搜集 将分散的无系统的各类资料加以搜集整理。 资料管理的基础，专业性、针对性强。 方法：征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。 渠道：1.个别搜集； 2.社会搜集； 3.相关部门、单位提供全套资料。