文档结构图及其使用.docVIP

1　文档结构图(document map)的简介 1.1 文档结构图初识 　　文档结构图是位于编辑窗口左边一个完全独立的窗格，它由文档各个不同等级的标题组成，显示整个文档的层次结构，可以对整个文档进行快速浏览和定位。Micosoft office及WPS等文字处理软件都有此功能。在新版的word2007和word2010中，文档结构改叫“导航窗格(Navigation pane)”，位于视图标签卡中。在adobe acrobat 的pdf 文件中称为“书签(bookmark)” （word的文档结构图在转成pdf文件时，会自己转成“书签”）。 1.2　文档结构图的基本功能：超文本的目录 我们看一本书通常先看它的目录。文档结构图实际上是改进了的、超文本的目录。读者看了纸质书的目录后需要人工翻到有关页码，但是在文档结构图的目录中，用户只要点击一下文档结构图中有关章节目录，就可以即刻进入有关章节的正文去阅读，大大方便读者有选择地去阅读。 文档结构图给作者带来的方便则更大更多。首先，作者本身就是自己作品的第一读者，写作过程中，难免要不时地再三阅读其中某些章节，文档结构图为作者随时在各章节间的即刻转移提供了可能。此外，还为作者提供了如下一些方便。 1.2.1 文档结构图是写作大纲 写作前常常要考虑先写什么，后写什么，把文章的框架打好。这时我们就可以利用文档结构图来完成，形成文章清晰的脉络。可以把大纲先建成文档结构，然后随时在各个章节进行撰写、编辑，调整修改过程中可随时把某处内容移到更适合的地方。 1.2.2 文档结构图方便制作目录 文档结构图可以自动在正文中生成目录。在文章中制作好文档结构图后，只需在功能栏中选择“插入/目录和索引/目录”就可以在正文中插入目录，自动生成的目录能自动显示页码。这避免了手工制作带来的诸多问题，如我们在写长文，尤其像毕业论文这类文章时，页码经常会因为写作过程中的修改而不断变化，有了自动生成的目录，都不用担心，只需在最后定稿时，更新目录域就可以了(在目录上单击“右键”，选择“更新域”，再选择其中的“只更新页码”。当然，如果标题有改动，就可以选择“更新整个目录”)。本文标题下的目录就是自动插入的“标题域”。 1.2.3 文档结构图方便其它格式的编辑 文档结构图也可以为我们编辑其它更复杂的格式带来方便。比如某些大学的毕业论文要求在文档的页眉显示该页内容所在部分的标题，这时我们就可以通过域公式来自动完成，而不必一页一页手动去添加（参见/okadonisok_hym/blog/item/e898d1524c432309367abe97.html）。 2　文档结构图的使用 2.1 文档结构图的打开 已经有文档结构图的文件，特别是长文件，利用文档结构图可以提高阅读效率。借助文档结构图阅读需要首先激活打开文档结构图。打开文档结构图其实很简单。 在较早的word 2003 文件中： 　　点击菜单中“视图/文档结构图”，可以打开或者关闭文档结构图。 或者 点击标准工具栏上的文档结构图按钮，可以打开或者关闭文档结构图。 在word 2007/2010 文件中： 在“视图”标签栏可以看到“导航窗格”，选中前面的方框，就会显示文档结构图了。 本文件中已经制好文档结构图，读者可以试着打开看看。 2.2 文档结构图的使用 2.2.1　调整文档结构图大小 　　◎将鼠标指针指向窗格右边，当指针形状变化时，向左或向右拖动即可。 　　◎如果标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。 2.2.2 展开或折叠子标题 　　◎凡是隐藏了子标题的上一级标题，前面会有一个展开符号“+”，单击“+”即可展开所有子标题。同时“+”号变成“-”号，即折叠符号。 ◎如果要隐藏某一标题下的子标题，则单击标题旁的 “-”号，所有的子标题即被折叠隐藏起来。 2.2.3 大纲视图中标题的调整 在撰写大纲时，涉及到两个调整，一是层次高低的调整，一是同级标题先后顺序的调整。我们都快捷地在大纲视图中调整。 上图红框中，分别有左右箭头和上下箭头。左箭头表示提升1级，重叠的左箭头表示提升到标题1级，右箭头表示下降1级，重叠右向箭头表示降级为正文。而上箭头表示顺序提前，下箭头表示顺序调后。（把鼠标悬停在这些图标上这些功能都有提示）。这样我们可以方便地调节自己的大纲顺序。 3　文档结构图的制作 文档结构图显示时包括两类格式的标题，一是内置标题样式（标题1至标题9），另一种就是大纲级别段落格式（级别1到级别9）。其实这二者关系很密切。样式是同时保存的多个格式设置的集合，例如“宋体二号加粗字，段落居中，1.5倍行距”这些格式设置同时保存起来就是一个样式。而标题样式就是在其多个格式设置中包含了“大纲级别”这个格式的设置。例如“标题1”