7.4_采购控制程序.doc

青岛起田服装有限公司 章节号：7.4 版本：A 7.4 采购控制程序 生效日期2005/02/01 目的 对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。 适用范围 适用于本公司对生产所需的原材料及辅助材料、包装材料的采购，部分生产过程的外包，对供方进行选择、评价和控制。 职责 3.1 总经理批准物资的《采购申请单》、《供方评定记录表》。 3.2 采购部： 3.2.1负责按公司的要求组织对供方进行评价、控制。填写《供方评定记录表》。 3.2.2 按总经理批准的采购申请单，实施采购。 3.3 营业部负责提供《资材样卡》 3.4 技术部负责提供《样品耗料明细表》 3.5 质检部负责对原材料的质量特性进行检验。 3.6 仓库负责根据库存情况、《资材样卡》及《样品耗料明细表》编制《采购申请单》,并对采购物资的名称、规格、数量等进行验证。 3.7 生产部、营业部、进出口部负责对外包方的选择、评价和控制。 4.程序 4.1 物资的分类 A)本公司的采购物资分类为重要物资和一般物资，其中重要物资是指构成最终产品的主要部分或直接影响最终产品使用或安全性能的物资，如面料、辅料、包装及包装材料。一般物资如：设备的备品备件、其他生产辅助材料等。 B) 服务采购类 报关服务、报检服务、生产过程的部分外包如刺绣、印刷。 4.2 供方的选择、评价准则 a)采购的重要物资需有产品检验合格证。 b)具有合法的营业执照。 c)对一般物资供方应同时选择几家合格的供方进行评价，评价内容包括性价比、质量、以往业绩评价等; d)对新供方除进行以上评价内容外，还需经样品测试或小批试用合格后，才能供货。 提供该产品合格的检验报告包括符合环境要求的有关报告。 4.3评价的程序 4.3.1 采购部负责对重要物资及一般物资的供方进行选择及评定并记录，填写《供方评定记录表》，对评定合格的供方列入《合格供方名录》。 4.3.2 营业部、进出口部分别负责物流进出口报关方的评价、选择及记录。 4.3.3 采购部负责产品外包方评价、选择及记录。 4.5重新评价 重新评价是指对老客户供方的工作业绩、质量过失的综合评价。 4.5.1 每年对供方进行一次业绩评价，根据评价结果对供方采取相应的措施，建立供方档案并记录，填写《供方评定记录表》，对评定合格的供方列入《合格供方名录》。不合格者限期改正，否则取消其供货资格。 4.5.2 重新评价的准则： a) 供货及时性：年度出现供货一次不及时扣2分，连续二次出现供货不及时扣5分，超过3次供货不及时的扣8分； 供货产品质量稳定性：进货检验一次不合格时扣3分，二次出现不合格扣8分，三次出现不合格的取消供方资格。 4.6 采购 4.6.1采购申请单：仓库负责根据库存情况、《资材样卡》及《样品耗料明细表》编制《采购申请单》,并交于采购部，采购部根据《采购申请单》，在合格供方名录中寻找合适的供应商进行采购。所有的重要物资采购，必须经总经理批准后方可实施；一般物质采购由生产厂长或公司分管领导批准后方可实施。 4.6.2 采购的实施 a) 采购部根据《采购申请单》及库存情况，在《合格供方名录》中选择供方准备采购; b) 向合格供方采购产品时，要与其签订《采购合同》，明确产品名称、规格型号、数量、环保方面的要求、技术标准、验收条件、交货期限、违约责任等相关内容。 4.7 采购信息 采购人员在与供方沟通时，应确保规定的采购要求是充分的。如：产品名称、型号、规格及质量要求、产品验收要求。其他要求方面：如价格、数量、交付等。 4.7.1 对重要的采购产品供方，适当时还应包括 ： 产品的批准要求，采购产品的验收依据、准则或标准； 程序的批准要求，涉及采购双方应遵守的程序或协议； 过程的批准要求，采购的产品的实现过程确认的有关要求； 设备的批准要求，用于制造所采购产品的特定设备能力的要求，如维护保养规定等； 供方人员的资格要求，如对生产、检测人员的要求； 供方与采购产品有关的质量环境管理体系要求，如要求供方通过质量环境管理体系认证或通过第二方审核。 4.7.2 在将上述要求向供方进行沟通或说明前，应由采购部门负责人对其要求是否适当进行审批，以确保有关的采购要求是适宜的（即适合组织的产品需要）和充分的（即所提出的采购要求是全面的）。 本公司表述采购信息的文件包括：《采购申请单》、《采购物资分类明细表》、《采购单》、《采购合同》及附件、及《供方评定记录表》、《合格供方名录》等由采购部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。 采购产品的验证 组织应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。 对采购产品的验证，可以有如下几种验证方式： 由质检部对进货产品进行检验验证，执行程序文件8.2.4