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商 务 交 流 商 务 信 函 课程目标 分析信函内容，并选择适当的写作策略。 书写清晰简洁的信函。 确定并使用适当的信函称呼。 商务信函的各部分 商务信函的各部分(续) 商务信函的各部分(续) 商务信函的各部分(续) 信 函 称 呼 尽量使用个人姓名。 如果不知道对方的姓名，那么可使用简化的信函格式，以省去称呼 。 如果不知道对方的姓名，而且不能使用简化的信函格式，那么可称呼“女士”和“先生”。 信息请求函的写作思路 开头语: 首先询问最重要的问题，或婉转地 传达你的请求。 正文: 条理清晰并婉转地解释你的请求。 视需要也可询问其它问题 。 结束语: 适当地提出规定截止日期的具体 举措，并首先表示感谢 。 对例行请求函开头语的修改表述 不当表述: 我收到任务要为我公司的大会选择会址。我已考察了很多地方，你们酒店看起来还行 。 修改后 : 我们打算5月份在费尔蒙特酒店举行一次公司会议，想请问您一些有关食宿方面的问题 。 对日常请求函开头语的修改表述 不当表述 : 我在阅读《福布斯》杂志时看到可以免费获得介绍贵公司的录像。 修改后 : 请寄一份介绍贵公司的免费录像给我。 对日常请求函开头语的修改表述 不当表述 : 我在旧金山培训中心给学生进行摄影术课程培训时看一幅照片，想把它用在我们的课程当中。 修改后的 : 如果我想定购一幅照片的副本用于培训目的，手续是怎样的？ 对日常请求函结束语的修改表述 不当表述 : 感谢你提供的所有信息。 修改后 : 如果能在4月4日之前收到贵方对这些问题的答复，我们将不胜感激，这样我们就能有充裕时间来准备会议。 对日常请求函结束语的修改表述 不当表述: 希望你能在方便时尽早回信。 修改后 : 希望贵方在8月15日之前寄出录像。 对日常请求函结束语的修改表述 不当表述 : 感谢你的合作。 修改后 : 您对我的咨询的答复将有助我采取下一步举措。谢谢！ 订单请求信函的写作思路 开头语 : 授权物品的购买。建议运送方式。 正文 : 逐行列出物品名称。提供数量、订单 编号、产品描述和单价。 结尾语: 要求具体的运送日期。提供付款方式。 表示感谢。 简单索赔函的写作思路 开头语: 清楚地描述出所要求的举措。 正文: 对索赔的实质进行解释。证明索赔的 合理性。提供关于请求的举措的细节。 结尾语: 以祝福语结尾。适当地提出截止日期 。 同意索赔函的写作思路 事由栏 （可以不要）: 确认前一封信函。 开头语: 迅速地表示同意请求或宣布调整。 正文: 提供你打算怎样履行请求的细节。设法 重新获得读者的信任。适当地采取一些再 销售或促销活动。 结尾语: 以富有远见的正面话语结尾。表达出对 将来的业务往来的信心。 商务信函格式 祝信函写作一切顺利！ 商务信函格式 Ohana基金会 * Mary Ellen Guffey, Essentials of Business Communication, 5e Ch. 6-* * 信头 Peerless Graphics 加拿大 石原市,迪林汉姆 大道893 95014 第十二行或信头下方两行 日期栏 200x年9月13日 两行到十行 信内 T. M. Wilson先生 地址 虚拟概念公司 加拿大 欧文市, 拉姆斯登大街1256 92222