档案管理工作业务培训.pptVIP

* * 企业档案管理工作业务流程 文件的 形成积累 立卷 归档 整理 鉴定 利用 档案的生命周期 1、文件的形成和积累 1、各业务部门是文件材料的形成积累、汇总部门，必须指定一名兼职档案员负责做好文件材料的收集、积累工作。 2、凡是具有查考利用价值的文件材料都应进行收集，具体范围见《各类档案归档范围和保管期限表》。 2、文件的立卷 案 卷 文件的立卷 立卷的原则 将零散、无序的企业文件进行有序化组织，组成保管的最小单位——案卷。 是一组具有密切联系和保存价值大体相当的若干文件材料的组合体。它是档案保管的基本单元，通常也是统计档案数量的基本单位。 立卷要遵循文件自然形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系及成套性，而不是内容毫不相关的文件的随意组合。企业文件形成过程中的有机联系有很多种，例如事由、时间、作者、载体等，立卷时要抓住各种有机联系中最本质的一种进行组卷。 归 档 是指业务部门，将各项活动中形成的、具有保存价值的企业文件，立卷整理后，按照归档制度移交给档案部门集中保存的过程。归档是企业文件结束现行使命，向档案转化的标志。 3、文件的归档 归档时间 1、一般在文件形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。 2、对于机密性强的科技文件、外购设备随机材料、委托外单位设计的科技文件，应随时归档。 归档份数 凡是需要归档的文件一般归档一份，对于重要的、使用频繁的文件，为满足利用和保护档案安全，可归档若干份。 归档要求 1、严禁使用铅笔、复写纸等不利于长期保管的书写材料。 2、归档文件应为原件，一般不收集复印件、传真件。 4、档案的整理 档案整理工作的核心，就是对档案就行分类编号，以字符形式赋予档案一组代码，这组代码叫做档号，由档案的分类号及案卷顺序号组成。 G1. 1－2 分类号（代表属于基建类档案） 项目代号(例如代表纯碱项目) 子项目代号（生产车间、库房等子项目） 案卷顺序号(第2卷) 表示基建类档案中的纯碱项目中，生产车间工程，所组成的案卷中的第2卷。如果这项工程共有3卷，则档号分别是G1.1-1、 G1.1-2、G1.1-3。 5、档案的利用 感谢各位聆听 欢迎指正！ * *