设计制作表格文件.ppt

第一单元 设计制作表格文件（一） 学习目标 能够根据工作需要设计制作表格文件 能够熟练进行表格格式化 能够熟练进行打印设置 示例文件1 学习内容 电脑办公与Office 2003 认识Excel 2003 按照工作要求创建表格文件 自定义Excel的工作环境 1.1 电脑办公与Office 2003 1.2 认识Excel 2003 Excel 2003的工作界面 菜单操作 对话框的主要组成元素 Excel的文件 工作簿文件（. xls） 模板文件（. xlt） 工作区文件（. xlw） 备份文件（. xlk） 网页文件（. Mht、.htm） 工作簿、工作表与单元格 员工信息管理是日常管理工作的一项重要 内容，假设在工作中需要对员工的基本信息 进行统计，建立员工信息表，请大家思考： 如何利用Excel完成上述工作？ 利用Excel创建表格的操作过程 明确数据管理目标，建立表格结构 输入表格数据 表格的修饰—格式化工作表 保存工作簿 打印工作表 1.3 按照工作要求创建表格文件 根据现有工作簿新建 根据模板创建 思考：如何自己创建模板文件？ 模板是系统提供或自己创建的一种特殊文档，其中定义了文档的风格和格式等信息，常用于创建特殊格式的文档。用户可以将自己工作中经常用到的某种格式的文档设置为模板。 创建并应用模板文件的方法： 1. 根据需要设置模板文件（常用文件）的样式； 2. 将文件“另存为”：按照文件特征进行命名（方便选用），文件类型选择“模板”，系统自动显示路径，点击“保存”； 3. 应用自己创建的模板文件时，在任务窗格选择“根据本机上的模板新建”，选择相应的模板文件。 标题和建表日期等 表头和数据区 说明和制表人等 输入表格内容 1．数值型数据的输入 2．字符型数据的输入 格式化工作表 通过合并单元格制作标题 调整工作表的行高与列宽 调整单元格的对齐方式 为表格添加边框 为表格增加底纹 保存工作簿 打开工作簿 打印工作表 在前面工作的基础上对工作表进行打印设置，操作步骤如下： 通过打印预览找出需要调整的项目 选择并设置打印区域 进行页面设置 进行打印设置 页面设置-1 页面设置-2 页面设置-3 页面设置-4 思考： 当表格比较大，需要分几页打印时，如何使得每一页都显示表头内容？ 如何将表格内容根据需要分别打印在不同的几页纸上？ 1.4 自定义Excel的工作环境 定制菜单 显示和隐藏关于工具栏的提示信息 显示和隐藏使用过的工作簿 设置默认文件位置 设置工作表中的字体和字号 设置窗口显示 定制菜单 对菜单的显示方式进行设定 学习目标（回顾） 能够根据工作需要设计制作表格文件 能够熟练进行表格格式化 能够熟练进行打印设置 练习思考题 填空题 1.在Excel中创建的文件被称作（ ） ，其扩展名为（ ）。 2.每一个工作簿可包含若干个（ ） ，默认情况下包括（ ） 个工作表，一个工作簿内最多可以有（ ） 个工作表。 判断题 1.工作簿控制按钮与程序控制按钮的功能相同，都能对当前的工作簿进行操作。（ ） 2.控制菜单中某项命令显示为灰色，表示此命令在当前状态下不可用。 （ ） 若要新建的工作簿与以前创建的工作簿很相似，可以单击“新建工作簿”任务窗格中的“根据现有工作簿”超链接，打开“根据现有工作簿新建”对话框，在其中选择用于创建新工作簿的原有工作簿文件，单击“创建”按钮即可 。 在“新建工作簿”任务窗格中单击“本机上的模板”超链接，打开“模板”对话框，然后在“电子方案表格”选项卡中选择一个模板样式，单击“确定”按钮即可。 建立表格结构 课堂实践：以“某证券公司员工信息表”为例，设计该表格文件的表格结构。 数据是工作表中重要的组成部分。常用的包括数字、文字、日期以及时间等常量数据 。 输入表格基本数据 在工作表中输入的基本数据一般包括数值型数据和字符型数据。 输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“－”，或给数字加上圆括号。例如，输入“－5”或“（5）”都可在单元格中得到－5。 如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/3”。 如果要输入百分数，可以直接在数值后输入百分号。 如果要输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。--设置数字格式 货币数值的输入方法。 如果要输入日期和时间，日期的格式为月/日/年；时间的格式为小时：分：秒