江西石油Process Desc_FI_AR_V2.doc

推广单位 模 块 FI-AR 创 建 人 日 期 2005/12/21 审 核 人 中石化股份分公司ERP推广项目 应收流程描述  应收流程描述目录 FI_AR_01 创建无销售订单的客户主数据 3 FI_AR_02 维护无销售订单客户主数据流程 13 FI_AR_03 结清对客户的预收款 25 FI_AR_04 无销售订单的发票过帐 29 FI_AR_05 收款入帐流程 32 FI_AR_06 应收/实收凭证审核流程 36 FI_AR_07 应收月结 38 FI_AR_01 创建无销售订单的客户主数据 流程名称 创建无销售订单的客户主数据 流程说明 此流程描述了对创建无销售订单的客户主数据的需要，以及在SAP系统中相应的作业处理过程。 所谓无销售单的客户是指没有销售信息的客户，因为并不是所有的客户交易都会使用销售订单，例如服务性质交易的客户。 推广单位 对此流程的要求/期望 主数据资料准确完整。 标准报表，客户维护列表，目的在于： 提供客户记录的创建/维护提供信息； 帮助客户记录的创建/维护获取批准； 审核客户主数据的创建和维护。 客户的详细主数据。 在线实时的客户主数据。 流程输入 输入 客户主数据申请单 无销售订单客户售货发票 提供部门 相关部门 频率 需要时 流程输出 输出 客户主数据清单 完成的客户主数据申请单 在SAP系统中的客户主数据 接受部门 应收账款会计 客户主数据管理员 频率 需要时 业务流程描述 1 规则/一般数据 客户主数据 客户主数据需在记录应收帐款时创建。无订单的客户主数据只包括一般数据和会计数据，不包括销售业务数据。 客户号码 当客户主数据创建时会在系统中产生特定的主数据编码。对同一个客户，这些编号对于所有的公司代码都适用。这样在新的客户主数据创建前，记录的保管员需检查系统中相关信息来确认在该客户主数据没有重复创建。当客户主数据创建后，就可以在同一系统的多个公司代码中使用。在使用客户号码记录交易时，应保持号码唯一。 无销售订单客户记录主数据结构 一般数据 一般数据中维护的数据有客户名称、地址、联系方式等。 公司代码数据 在此维护的数据只可单个公司相关信息。因为同一客户可能在不同的公司代码下有不同的统驭科目和不等的应收款項。 统驭科目 需在每个客户主数据中设统驭科目。如果把客户主数据视为明细科目，可把其统驭科目理解为上级科目（或一级科目）。统驭科目可以保证当发票或其他交易数据过入客户帐户时，系统会自动将这些信息过入总帐科目。这样应收帐款明细帐的信息就通过统驭科目在总帐中得到更新了。 客户帐户组 应将所有客户主数据划分不同的帐户组。由客户帐户组来确定客户编号（内部编号或外部编号）。 一旦在客户帐户组下创建了客户主数据，就不能直接改变此主数据的客户帐户组。如果一定要改，就应先标志删除符号在目前的客户主数据，然后在另一个客户帐户组下建新的客户主数据。 02 控制 申请表 申请人应填写客户主数据申请单，申请创建无销售订单客户主数据。 相关文件 下面的相关文件在创建无销售订单客户主数据时需具备： 已获批准的无销售订单发票。上列申请表需与发票核对相符。 如可能，客户的营业执照复印件。为确保重要信息的正确性，如客户名称和客户营业执照号、税号。客户的营业执照号、税号可以避免数据被重复记录。 所有无销售订单客户主数据的创建都需有客户主数据申请单。 批准 所有无销售订单客户主数据的创建申请都需有应收帐款会计主管审核批准。 职责分离 应由与客户相关交易（如应收账款）独立的管理员管理客户主数据的创建和更改，以符合职责分离的原则。这个独立行使职能的岗位（如客户主数据管理员）将对客户主数据的维护负全责。 避免重复记录 在创建新的客户主数据前，申请者需检查系统，确认SAP中不存在该客户的数据。 如果客户主数据已存在，应检查是否为设立公司代码而创建。如果并不仅仅为设立公司代码而设，那么： 申请人应填写客户主数据申请单并进行后续步骤，得到系统的创建批准； 得到批准后， 客户主数据管理员就可将客户主数据可继续进行公司代码申请。 建议申请人和客户主数据管理员使用几个不同的检验标准来确认系统中客户主数据是否已创建。例如可以这样检验客户信息： 客户营业执照号码。每个客户的营业执照号码都是唯一的，可从客户营业执照中获得。建议将客户营业执照号码列入查找项中； 客户名称； 客户地址； 客户税务登记号。 客户名称应与营业执照上注册的法定名称一致。建议创建新的客户主数据时附上其营业执照复印件，以便检验和确认名称