论“档案化”思想指导下的高校电子文件中心建设.pdfVIP

第 11卷 第6期 漯河职业技术学院学报 Vo1．11 No．6 2012年 11月 JournalofLuoheVocationalTechnologyCollege NOV．2012 doi：10．3969／j．issn．1671-7864．2012．06．083 论 “档案化思想指导下的高校 电子文件中心建设 赵 红 (南京师范大学，江苏 南京210023) 夺 ·夺 ·{ 孛· ·夺 ·夺 ·寺 ·夺 ·夺 ··{一夺 ·夺 ·÷ ·夺 ·夺 ·孛 ·夺 ·夺 ·夺 ·争 ·夺 ·牵 ·夺 ·-4·寺 夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·争 ·夺 ·夺 ·夺 ·孛 ·夺 ·夺 · 摘 要：随着高校信息化建设的快速发展和电子校务扎实推进 ，高校产生了大量的电子文件。本文对高校 目 前电子文件管理现状及 问题进行了分析，阐述了用 “档案化”思想指导高校电子文件中心建设的要求和功能定位， 提出了高校电子文件中心建设应注意几个原则。 关键词：高等学校；档案管理 ；“档案化”思想；电子文件中心 中图分类号：G279 文献标识码：A 文章编号 ：1671-7864(2012)06-0183-03 ． 串 ·孛 ·夺 ·夺 ·夺 · ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·牵 ·夺 ··} ·夺 ·夺 ·牵 ·夺 ·夺 ·夺 ·· ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·孛 ·夺 ·夺 ·—} ·夺 ·夺 ·孛 ·夺 ·．串 ·夺 ·夺 ·夺 ·— ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·夺 ·孛 ·夺 · 随着高校信息化建设的快速发展和电子校务的扎实 有些专兼职档案工作人员怕增加工作量；二是认为电子文 推进，多数高校在 “十五”期间，开发完成的应用系统有办 件保存是学校信息化的工作，不愿接收或上传电子文件归 公 自动化系统、财务管理系统、教务管理系统、学生档案管 档，造成档案馆(室)文档分离的局面。 理系统、人事管理系统、科研管理系统、资产管理系统、档 2．信息割据，管理失范。由于电子文件管理未纳入电 案管理系统等，各系统相继产生了大量的电子文件，这些 子校务整体发展规划和缺乏统一的标准，各学院、各部门 业务系统分头建设，各 自为政，造成数据资源的类型各异、 电子文件不仅有13常的工作总汇，还包括了教学、科研以 技术异构，各信息系统不能相互兼容，电子文件资源不能 及落实上级的指示等方面所产生的各种信息。它们不仅 进行共享。由于各业务管理系统相互独立，加之档案人员 能够反映学校阶段性，而且还能够反映学校系统性的工作 对数字档案建档的意识不强，使得各业务系统的数字化档 概貌，是非常重要的信息资源。但是，这些电子文件 目前 案信息长期在档案馆的 “体外循环”，档案馆无法对电子 基本上 由各学院、各部门分散保管，游离于档案管理部门 文件的形成、捕获、管理、利用等业务进行前端控制和全程 之外，如不及时对这些电子文件进行收集、分类、管理，就 管理。 难以保证高校电子文件的安全以及完整保存和有效利用， 3．缺乏保障，流向不明。由于学校对各个部门的电子 发挥数字资源应有的价值。针对当前所存在的问题 ，本文 文件缺乏有效管理机制和强硬的措施，就使得人们认为电 提出以“档案化”管理思想来管理现有的各种 电子文件， 子文件的归档是可有可无的事情。在这一思想的驱使下， 也就是以原来的档案管理方法来管理 目前的电子档案。 电子档案信息未能及时归档也就成为 自然的事了。与此 现在的关键是学校应审时度势，依托校园网尽