第三章 信息管理的基本方法.pptVIP

第3章 信息管理的基本方法 引言 信息管理工作本身是一种系统性工作。本书特别强调系统科学思想和系统工程方法在信息管理中的应用。 组织管理信息工作的系统化是一个十分现实的问题，其基本涵义有二：一是常规工作的系统化，即用系统工程的方法来组织管理信息工作；二是利用计算机和现代通信技术建立人机结合的管理信息系统。这两方面都是十分重要的。 引言 霍尔提出的三维（知识维、逻辑维、时间维）系统工程结构应用于信息管理，得到一种类似的三维信息管理结构。 他们据此认为信息管理涉及的是三方面的问题的综合： 信息（知识）领域主要反映信息管理是从业务上所涉及的不同知识、不同专业的范围； 信息资源管理是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需考虑问题的逻辑顺序； 信息生命周期管理是从时间过程上阐述信息管理的一个侧面。 引言 “信息资源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分，只不过是观察角度不同而已”。因此由此引出的逻辑顺序方法和物理过程方法。 前者是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。后者是从时间过程上阐述信息管理的另一个侧面——信息生命周期的管理。 第3章 信息管理的基本方法 1．逻辑顺序方法 从业务上对信息作为资源进行管理的逻辑顺序。 对一个企业，信息资源的管理可分为4个步骤： 信息调查、信息分类、信息汇总、信息分析和研究。 （1）信息调查 调查的含义：有目的、有计划地搜集、记录、整理有关数据。 调查的目的：查清组织内部、外部信息资源的情况，包括现有的明显的信息资源、对未来有用的潜在信息资源。 调查的要求： 准确性——提供的信息客观、真实、可靠。 （避免虚假、伪造、篡改） 及时性——完成调查的时间应符合规定要求；结果及时提供。 事例：围绕本专业课程的一些实践问题，可开展问卷调查。 3．2 信息管理的基本方法 1．逻辑顺序方法 （1）信息调查 调查的种类： ①按照组织形式，可分为信息报表和专门调查 信息报表——以定期报表形式出现，系统、规范。 如学科、专业调查，在规定时间内完成并上报。 专门调查——为了解某种特定情况而专门组织的调查。 ②按照调查的范围，可分为全面调查和非全面调查 全面调查——总体范围的全面调查。如人口普查即全面调查。 非全面调查——对研究总体的一部分调查。如人口抽样调查、产品抽查。 ③按照调查时间的连续性，可分为经常性调查和一次性调查 经常性调查如企业销售情况、利润状况等调查，是针对一个时期； 一次性调查如人口数据、固定资产原值、库存量等，是针对一个时间点。 3．2 信息管理的基本方法 1．逻辑顺序方法 （2）信息分类 通过各种途径获得的信息形式是多种多样的，分类的目的是便于分析和综合。 信息分类实质上有两种情形： 对总体，是将其划分为性质不同的若干组；（分组） 对个体，是将性质相同的单位组合在一起。（归类） （信息归类可以使零散的资料系统化） 分类依据：共性和差异。 分类的种类： ①按照分类标志，可划分为品质分类和变量分类 ②按照分类标志的多少，可划分为简单分类和复杂分类 3．2 信息管理的基本方法 1．逻辑顺序方法 3）信息汇总 信息经过一定的分类之后，需要大量的登记、归纳和整理。 此项工作可由计算机完成。 形成的材料或档案： 信息资源登记表、信息资源目录、和相关索引。 4）信息的分析和研究 任务：对汇总整理后的信息，通过分析研究，揭示过程规律、比例关系、发展趋势等。 分析、研究的目的是更好地使用信息。 （往往还进行预测——各种方法） 3．2 信息管理的基本方