Office应用操作系列之二：Excel技能篇.docVIP

Office应用操作系列之二：Excel技能篇 516002广东省惠州卫生学校　钟 强　zq@ Excel、Word、Powerpoint是教师最常用到的Office办公三大组件，本文主要是介绍这三个组件的一些功能性与技巧性操作，结合教学的实际应用和需求，做一个备忘录，与大家学习交流，共同提高Office操作与应用水平。本文分Word技能篇、Excel技能篇、Excel函数技巧篇、Powerpoint技能篇四部份。每篇以七到九组相关技能技巧为内容，结合一定的实例，以文字描述的形式来表达主题。操作平台是现在流行的Windows xp系统和Office2003版。 以下是Excel技能篇。 一、操作窗口上工具栏、按钮的增删 与Word一样，Excel也可把最常用的操作按钮放在工具栏上，或新建一条自己的工具栏。在实际使用过程中，笔者发现以下功能按钮是教师常用，但系统默认并未放到窗口工具栏上的：另存为、页眉与页脚、增大字体、缩小字体、向下填充、竖排文字、垂直居中、边框线（无线、全外框细线、全外框粗线、上线、下线、左线、右线）、选定可见单元格、撤消合并单元格、冻结拆分窗口、条件格式、自动筛选、插入公式、插入艺术字、插入文本框等。 二、窗口拆分、窗口固定、表头固定、页眉页脚的使用 一个又大又长的表，前后数据有相关，想要对比、复制、引用时，就要把整个表反复地移左移右、拖上拖下，是不是太烦人了？ 窗口拆分：点击[窗口]－[拆分]，操作窗口就分成了四块，现在，就可以在左右或上下任意把同一个表不同地方的内容同时显示出来了。根据需要，可以调整十字分割线的位置，以便更好地显示数据区。 窗口固定：设置了窗口拆分，再点击[窗口]－[冻结窗格]，或者点击一下快捷按钮：冻结拆分窗口（按第一点操作拖出来的新按钮），数据区上部、左部的界面就固定不再移动。要解除窗口固定，就点击[窗口]－[解除冻结]和[解除拆分]。窗口固定与表头固定是不同的。 表头固定：这是指较长或较宽的表格在多页显示或打印时，每一页都保留表的顶端若干行或左边若干列，或者两者同时都要保留。点击[文件]－[页面设置]－[工作表]－[打印标题]：[顶端标题行]和[左端标题列]。光标点入右边框内，再到工作表内选择所需的行或列。也可直接输入，$1：$3表示第1行到第3行这三行，$a：$b表示a列到b列这2列。当然也可以只有一行或只有一列。 页眉和页脚：设置页眉和页脚，也可以使每一页都固定地显示或打印出一定的内容，比如标题、日期、页码、工作表标签，还可以是图片等。这些内容不在单元格内，因此不影响表内数值的统计与引用等。 三、单元格的操作 0字头数值或身份证号码的快捷录入。比如序号001，002，003之类，或发票号000561，000563之类，在录入时先录入一个英文字符――右上角单引号：’　，再接着录入数字。身份证号码也可以这样输入，就不会显示为科学记数法的缩写。 选好要录入的单元格区域，点击[格式]－[单元格]－[数字]－[分类]：选“文本”，再录入001或000561；或选“自定义”为000，000000，然后只需录入1或561就会自动生成001，000561。 超长序列号码的输入。比如：全国英语等级考试我校学生准考证号131206100001－131206100890，890个号码，可以先输入为1312061k00001，插了一个英文字母k，拖动下拉填充柄（单元格右下角的小黑方块），就可得到末号从1－890的号表了，再选中这一列，使用替换功能，把k替换为空，就行了。 分数输入。直接录入：2／3，就会显示为：2月3日。先输入“0”，再按一下空格键，再接着输入分数，录入为：0＋空格＋2／3，就会显示为2／3，编辑栏上可见0.666666666666667；五又二分之一应该输入为：5＋空格＋1／2，就显示为：5　1／2，编辑栏上可见5.5。 有效性输入。设定单元格只可录入一定格式的数值，录错了，就会提示或拒绝录入。比如：填写学生成绩时，点击：[数据]－[有效性]：设置－[有效条件]－允许：整数，介于0－100之间的数值。在[出错警告]的内容提示中可录入：请输入0－100之间的数值。如果你输入120，就会有一警告框及警告音，你只能改正确了才能录入。 填充与序列填充。首先认识填充柄，就是被选中单元格或区域右下角的小黑方块，鼠标指中它时变为一个黑十字）。 前面所述填写准考证号码其实就是一种序列填充。在上下或左右相邻的两单元格内分别填入1、2，或001，002，或只在一个单元格内填“护理1班”，向下或向右拖拉填充柄就会得到一个序列结果。 有时不需要序列，所有单元格填充为相同的内容。比如在a1：a50这一列50个单元格内要填入“护理1班”这个名词，在a1内输入“护理1班”，这时就按着ctrl键再向下拖拉。或者选中