Office应用操作系列之三：Excel函数技巧篇.docVIP

Office应用操作系列之三：Excel函数技巧篇 516002广东省惠州卫生学校　钟 强　zq@ 教师经常用到Office办公系统的Excel、Powerpoint、Word这三大组件。在实际应用过程中，不时会遇到一些操作上的困难，多用则熟，少用则忘。本文主要是介绍这三个组件的一些功能性与技巧性操作，结合老师在教学与管理上的应用，给大家做个备忘录，分Word技能篇、Excel技能篇、Excel函数技巧篇、Powerpoint技能篇四部份。每篇以七到九组相关技能技巧为内容，结合一定的实例，以文字描述的形式来表达主题。操作平台是现在流行的Windows xp系统和Office2003版。 以下是Excel函数技能篇。 Excel一词的英文原意是“优秀；胜过他人”，是Office的一个组件，其中文名字叫“电子表格”，在实际应用中大家都感觉它的确是胜人一筹，尤其是它的函数功能，往往令使用者佩服得五体投地。 一、if函数 条件函数if是excel函数中最常用的函数之一。用中文表达它的格式是：=if(判断表达式，条件正确时返回值，条件错误时返回值)。if函数最多可以嵌套7层，也就是在一个公式中连续使用if函数不能超过7次。函数表达式内的“条件正确时返回值”、“条件错误时返回值”位置均可再用if函数或其它函数或单元格引用。 教学中经常用到的例子：对学生的分数进行等级评定，大于等于90分为“优秀”，大于等于80分为“良好”，大于等于70分为“中等”，大于等于60分为“及格”，小于60分为“不及格”。 设“分数”在单元格e3，则函数表达为图1所示:　 公式中可见用了四重判断（划线所示），每重关系对应一对括号，共区分了五个关系。 if函数是excel函数中最基本的一个，也是应用最灵活、最广泛的函数之一。能够灵活应用if函数与其它函数、引用的嵌套与组合，可以解决许多实例问题，大大减轻工作量，发挥电子表格及其函数的功能。 二、sum、sumif函数 sum是求和函数，其表示式为：＝sum（需求和单元格）。可以是连续、不连续的单元格或单元格区域。 如公式“＝sum（a1：a3）”表示a1到a3这三个单元格之和，它可以等同于公式“＝a1＋a2＋a3”，但又有不同，如果在a1和a2之间插入一行，则前者会变成“＝sum（a1:a4）”，计算4个单元格的和值；而后者变为“＝a1＋a3＋a4”，还是只计算原来的3个单元格的和值，虽然位置移动了，但新插入的a2不计在内，因为上面使用的是相对引用。如果要不变，可改用绝对引用。 其它如“＝sum（a1:a3，b3:b5，k8）”，“＝sum（a1，b2，c3，f5，k8）”等均是成立的。参考图2中总分h3的公式：＝sum（d3：f3）。往下拖拉就复制公式到整列。 sumif是条件求和，计算符合条件的单元格或区域的和值。参考图2，求大于85分的语文分的总和，其公式：=sumif(d3:d10,＞85)；求所有男生的语文分数之和，其公式：=sumif(c3:c10,男,d3:d10)。 三、count、counta、countif、countblank函数 计数函数，计算单元格个数，不要把它们与上一节的求和函数混为一谈。count计算数值单元格的个数，counta计算非空单元格（有数值、字符、空格字符等都算）的个数，countif是按条件计算单元格个数，countblank是计算空值单元格的个数。 参考图2，公式：＝count（d3：f10），结果是24，表示有24个分数。如果把姓名、性别列算在内，使用公式：＝count（b3：f10），结果仍然是24，因为count只计算数值单元格；换为公式：＝counta（b3：f10），则结果是40。如果换成公式：＝countblank（b3：f10），结果将是0，表示在这一区域没有空单元格。 countif是按一定条件在一定单元格区域内计算符合条件的单元格数目。参考图2，语文分大于85分的有4人：＝countif（d3:d10，85）；男生的人数为5人：=countif(c3:c10,男)；姓李的人有1个：＝countif（b3：b10，李*）。 四、max、min、averge、median、rank函数 求最大值用max函数，求最小值用min函数，求算术平均值用average函数，求统计学中值用median函数，格式相同，计算单元格或区域有两个或以上时用逗号分开。如：＝max（a1：c5，e5，k8：k10）。 参考图2，求小组每一科目、总分的最高分、最低分，就是使用这两个公式：＝max（d3:d10）；＝min（d3:d10），分别求出语文的最高分、最低分，再向右拖拉复制公式就行了。 求算术平均数（平均分）使用的是公式：＝average（d3：f3），再向下拖拉复制公式。