一、會計、財務與管理的基本認識.doc

一、會計、財務與管理的基本認識 會計資訊是財務作業的基礎，但兩者的工作內容卻完全不同，反而與企業管理作業相似，企業管理者惟有參與會計與財務制度建立，才能完成一套高效率的「財務導向管理系統」。 某公司的會計課長離職了，為了改善該公司的會計作業品質，董事長決定提高主管層級，徵求財務經理一人。徵才廣告刊出以後，應徵函件甚多，董事長親會面談，發現某一位具有上市公司財務課長背景的人士，對於管理制度有很好的建議，於是高薪聘用。 新任財務經理上任以後，對該公司會計作業品質指責甚多，但卻無力改善，日常工作也與部屬溝通不良，甚至被資深會計人員譏為外行冒充內行。董事長覺得很奇怪，在大公司擔任財務主會的人，怎麼可能是個會計外行呢?因此特地請我去了解一下。我與這位新任經理談了一下以後，發現他的過去經驗中，幾乎沒有做過會計工作，難怪會發生很多問題。 ? 財務與會計大不同，卻與管理相似 對多數企業主管來說，財務與會計兩者，似乎是差不多的工作，這個觀念在中小企業也許是正確的，因為在中小企業中，會計人員往往兼任了財務工作，財務主管也是由會計人員一步一步升上來的。但在本質上，財務與會計兩者只是相關而非相同的工作，前者是資訊的處理，後者為資訊的應用，在大企業中，通常分得很清楚，所以財務主管對會計工作不一定是非常內行的。 這位財務經理正好是這種狀況，所以要他解決會計問題，確實是有點勉強。因此我建議該公司在財務部內，訓練一位資深會計人員擔任會計課長，處理會計問題，財務經理則專心財務問題與改善。後來該財務經理也不負所望，解決了公司內的很多積弊，如低價銷貨、收賬不良、存貨太多等問題，使企業的經營體質獲得很好的改善。 從以上的案例中，讀者當會了解，會計與財務是有很大的不同，反而財務與管理卻是相當接近的，當財務工作做好了，多數管理的目標幾乎也完成了。企業經營者可以不懂會計，不了解財務，甚至對管理一知半解，但只要能掌握這三者的範疇與相互關係，企業的經營就可以執簡馭繁了。 ? 會計工作是管理資訊的可靠統計 什麼是會計工作呢?會計工作本質上是一種企業經營管理資訊的處理過程，它類似一種統計工作，只是手法更為嚴謹而已。一個好的會計主管，必須是有能力全程規劃並執行會計作業的人，會計的全程作業涵蓋甚廣，企業中階以上主管應有所認識，才能相互配合。 首先，會計主管要建立適當且完整的會計制度。所謂會計制度，指的是企業的各種企業活動（如銷貨、進貨、收賬、支付費用等）的作業流程、所使用的表單格式、產出報表的內容，以及每個作業的管制重點。這個制度的畫面規範，通常也稱之為會計作業準則，一個好的會計制度，是要用最簡單的作業流程，掌握企業內重要活動的過程，避免發生弊端。 其次是會計資訊的收集。會計資訊所依賴的是各種表單，會計人員稱這些表單為憑證，會計憑證包含外來憑證，對外憑證及內部憑證三類，基本上內部憑證才是會計作業的主要憑證，因為它可以自由記載很多內部管理資訊，供管理審核之用，而外來憑證及對外憑證，通常只供佐證之用。 當會計人員收集到所需憑證之後，當然要審核這些憑證的正確性與合法性。會計人員通常至少要核對各種單據間的一致性，以及核准人的適當性，再針對不同的作業事項規定，作特殊審核。一旦發現異常，即應向相關人員查詢或向主管報告，藉著這一個流程，一個企業的內部控制便可以落實。 在確認了會計憑證的正確性及合法性之後，會計人員便應將這些憑證轉換成會計特有的記錄方式，這個記錄在台灣通常稱為會計傳票，它同時記載了一筆交易所涉及的增減兩方面，如進貨交易，一方面存貨多了，另一方面應付賬款也增加了。這種平衡記錄方式，會計人員稱之為借貸分錄，是一種較精確的資訊記錄方式。 為方便會計傳票查閱，會計人員在記錄完會計傳票之後，還會將這個記錄依時間順序，記錄在賬簿上，這個賬簿習慣上稱之為日記賬，古老的說法是流水賬，會計學上的正式名稱為分錄簿。 為了統計上的需要，照時間順序記錄的日記賬，還須依會計科目重新整理，這種重新抄綠的過程，會計人員稱之為過賬，其結果就是分類賬。有了分類賬，不僅查閱方便多了，而且也可以將每個科目的異動狀況及最後結果顯示得很清楚。 在每一個月初，會計人員必須將上個月的會計資料作一次總整理，編製一份財務報表供財務人員分析經營狀況，這種整理工作，會計上稱之為結賬。在結賬前，會計人員必須先確定日常會計作業沒有發生計算或抄寫上的錯誤，方法是把所有會計科目的總數分別依借貸性質予以合計，如借貸雙方合計金額完全相同，大致就可以確定數字的處理過程中沒有錯誤，這種作業稱之為試算，在早年電腦不普遍的時代，試算不平簡直是會計人員的夢魘。 試算平衡之後，會計人員還必須將一些沒有憑證的會計事項，主動記到賬裡，如折舊、提撥年終獎金準備等，這些事項稱之為調整分錄。事實上，調整分錄的彈性是很大的，常是企業經營者調整損益的空間。 在全部的會