高校数字档案馆信息系统研究(崔杰).docVIP

高校数字档案馆信息系统研究 摘要：本文从高校数字档案馆信息系统概述、数字档案馆信息系统运作流程分析和数字档案馆的本质和发展趋势三个方面进行论述。 关键词：高校数字档案馆 信息系统 一、高校数字档案馆信息系统概述 高速发展的计算机技术与网络技术为整个人类创造了一种全新的社会形态——信息社会。它使信息资源、信息资源的组织、信息传递日益聚合在同一数字空间。高校数字档案馆是为了适应计算机技术与网络技术发展，满足档案用户需要应运而生的一种数字档案信息系统。 高校数字档案馆是高校以网络为基础，依托数字信息资源管理技术与标准为用户提供服务的，它可以消除时空距离，实现远程访问与利用，扩大信息与知识资源共享范围，展示学校学术与历史风采。 高校数字档案馆保管的资源与传统档案馆保管的资源具有一致性，是高等学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。以我国为例，主要收集高校在日常行政管理与教学科研活动中形成的第一手原始资料。 当前，国内数字档案馆建设的运营模式主要分为单一型和区域型两种方式。而我国高校数字档案馆大多采用单一型运营模式。所谓单一型数字档案馆运营模式，是指在单个档案馆内部开展馆藏数字化加工、接收电子文件归档、整合馆内档案资源、建设档案馆门户网站等工作，通过门户网站提供该馆的开放档案信息服务和行政规范性文件的查阅服务。这种模式建设的特点是数字档案馆依附于某个实体档案馆，即数字档案馆的发展是依赖于该实体档案馆的决策者、档案业务工作者以及该馆内开展网络信息技术服务的计算机人员对信息化的理解和认知水平。 数字档案馆作为一个数字化的档案信息系统，它把分散于不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享。数字档案馆必须有高新技术的支持，它完全依赖计算机技术和网络技术进行管理与工作，做到馆藏数字化、传递网络化、服务快捷化、信息共享化。这是传统档案馆所望尘莫及的。 二、高校数字档案馆信息系统运作流程分析 数字档案馆作为一个信息系统，其基本运作流程分为档案信息采集、信息整理和信息服务三个步骤。这三个子系统循环往复运作的过程，实质体现了档案信息从无序到有序，再从有序到无序的变化过程。同时也说明数字档案馆作为一个信息系统的开放性，其最终目的是为档案用户提供所需的档案信息。 （一）数字档案馆信息采集系统 1、档案信息采集在数字档案馆中的位置和作用 数字档案馆是一个庞大的信息系统，而作为一个信息系统首当其冲的问题就是信息的采集。“档案信息采集”是数字档案馆得以生存的起点，是建立数字档案馆最为基础的一项档案实践,其最终目的是以多种形式有条不紊地搜集并带入数字档案馆足够的文献证据，为档案信息的整理打下基础，并为将来的档案用户创造一个了解档案所记录历史的最佳机会。 2、信息采集系统的工作流程 档案信息的采集，包括对文件实体内容信息的采集、文件之间历史联系信息的采集及文件一般特征信息的采集。 （1）纸质和电子文件内容信息的采集 纸质文件内容信息的采集，一般采用人工录入技术、扫描和数码照相技术。而电子文件的信息采集集中在电子文件立卷后进行。 （2）文件历史信息的采集：包括主体信息（即国家、集团和个人的信息）、客体信息（即围绕着同一事件的所有信息）和时间信息（即着重描述“特殊年代”的信息）。 （3）文件一般特征信息的采集：此部分运用前端控制技术在文书处理阶段对文件的一般特征进行提取。它包括档案的分类号、主题词、摘要、责任者、形成时间等。 数字档案馆在经过档案信息采集之后，生成了文件内容信息系统、档案历史联系信息系统及文件一般特征信息系统。此时，随着数字档案馆信息系统中大量档案信息的产生，其内部熵将不断增大,档案信息变得越来越无序。档案人员必须对档案信息进行整理，使其变为一个有序化的档案信息系统。 （二）数字档案馆信息整理系统 1、档案信息整理系统概述 整理系统是数字档案馆的中间环节，也是数字档案馆存在的根基。因为，档案信息整理是档案形成的过程。档案整理是人们利用文件实体及其历史联系的记录，记录社会历史和积累社会历史凭证的过程,其最终目的是向社会提供一个能记录、凭证和诠释社会历史的文献与知识系统。 数字档案馆的档案整理，其对象是档案之间的历史联系，生成物是文件实体集合和档案历史联系的记录系统。整理依据的原则是“历史原则”，其技术核心是档案历史联系的虚拟整理技术。 在档案整理的过程中，档案人员根据文件之间的历史联系将信息采集系统中处于混乱状态的档案信息进行排列、建立文件之间的关联，使其从原来无序的状态变为有序状态。 2、档案信息整理的基本过程 对于进馆的案卷，我们依据历史原则来划分全宗：具有主体联系的案卷组成主体全宗，具有客体联系的案卷组成客体全