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高校档案信息上网的思考 　　自2000年以来，档案信息上网的呼声渐起，高校档案工作者也在讨论高校档案信息上网的诸多问题。高校档案信息上网是指高校档案馆把档案信息管理系统接入互联网、让师生或社会公众可以通过网络查询利用公开档案信息，或者有条件利用限制使用档案信息，以期最大限度发挥档案作用的信息工程。我认为，高校档案信息上网是确有一些事情可以做，既可以满足部分社会公众的需要，也可以满足高校自身管理建设和宣传的需要。 　　一、高校档案信息上网的依据 　　关于档案信息上网，《档案法》第十九条规定“档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便”，在《档案法实施办法》中则作了明确的规定，第二十二条强调“各级各类档案馆应当为社会利用创造条件”，第十五条第四款规定“(档案馆)应根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备”，第二十三条明确指出可以“通过公众计算机信息网络传播”。《高等学校档案管理办法》第三十四条也规定“ 高校档案应按照规定向全校和社会开放档案”。这些规定充分表明，档案信息上网是档案部门开发档案信息的一种合法手段，网上利用档案信息是法律赋予公民的权利。随着各方面条件的逐步成熟，计算机网络必将成为档案馆向社会服务延伸的触角[1]。 　　二、高校档案信息上网的可行性和必要性 　　(一)计算机网络信息技术在档案工作中的应用。计算机网络信息技术取代传统的手工劳动具有强大的优势，在各行各业均有普遍的应用，高校档案馆也毫不例外地进行档案信息化建设，利用计算机网络信息技术从事档案基础工作，创新工作模式，深化服务水平，如档案著录整理、目录信息管理、检索查询、业务统计、运用档案信息管理系统推进部门立卷和按件立卷工作、部分档案信息的公网查询等。 　　(二)电子文档的积累。各高校在实现办公自动化的条件下产生了大量的电子文件，电子文件归档已经成为重要的档案工作;同时，为了方便管理和查询利用，各高校档案馆对大量的馆藏纸质档案进行数字化扫描。由此积累了大量的电子档案，这些电子档案为档案信息上网提供便捷的服务奠定了信息基础，如果让它固守于在一个单位提供现场服务，那是一种浪费和低效率。 　　(三)信息传播网络化。现代社会各种信息的传递越来越多地采取网络传递的途径，档案信息管理系统能很方便地对这些电子文件电子档案进行操作处理，也为其网上传递和查询利用提供了技术支撑。通过档案信息上网能破除查询利用的时空障碍，最大限度地发挥档案的利用价值和社会效益。 　　(四)高校档案信息有凭证参考作用，有社会利用价值，不仅高校本身的管理建设需要利用，社会上的机构和个人也有利用要求。 　　以上情况说明，高校档案信息上网已经具备了相应的技术、信息条件和社会需求，它是适应档案工作发展趋势、符合社会信息需求的必由之路。 　　三、高校档案信息上网的现状 　　由于各高校的基础条件参差不齐，档案馆办馆条件不同，档案信息化建设起步有早有晚，档案信息上网的情况也不一样，基本上可以分成三类：(1)零上网。未在网上提供任何档案信息，要得到档案服务必须现场办理;(2)局域网。在校园网上提供可公开档案的查询和下载服务，外网查询则有限制;(3)互联网。在广域网上提供可公开档案的查询或下载服务，对任何人都没有限制，或对限制使用档案在满足一定条件的前提下提供利用。 　　四、高校档案信息上网的选择与实施 　　(一)高校档案信息上网内容的选择 　　1.档案信息利用的独特性。档案信息的利用与其它信息相比有其独特性，它的利用者范围比较狭窄，一般是与档案的形成有关的人或机构，或者是研究历史的学者，不象图书期刊等文化科技知识信息那样为社会大众所普遍需要和利用。因此，从成本与效率的角度考虑，高校档案信息上网的内容范围也会比较狭窄。就目前的实际情况来看，一般学校管理部门和师生员工及毕业生、用人单位利用的较多，其他人或机构需要利用的则很少。有些档案由于涉及必威体育官网网址、知识产权或个人权利，社会上虽有利用需求，但不能开放和公开，只能限制使用而更多的档案，社会公众对其很少有甚至是没有利用要求的，社会上对高校档案信息需求最多且又能够开放的档案信息恐怕非学历学位信息档案莫属了。因此，高校档案信息上网只能是有选择地进行，部分上公网，部分上校园网，没有必要全面上网。 　　2.档案信息上网应与校园网、办公系统的职能区分开来。校园网信息及时反映了高校党政管理、学校建设、教学教改、招生就业、科研成果等进展情况，办公系统则限于在学校内部进行管理信息的传递，档案信息来源于学校各项活动所产生的、已经办理或执行完毕的对社会历史有保存利用价值的文件材料，校园网信息和办公系统信息是这些文件材料的另一种载体形式，但不是所有的校园网信息和办公系统信息都是档案信息。所以，档案信息上网和校园网、办公系统的职能是相互联系、相互补充又有区