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PAGE PAGE 1 档案管理制度 1． 总则 1.1． 为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及必威体育官网网址性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1.2． 办公室为公司合同及档案管理的主管部门，负责公司档案的统筹管理，集团各部室负责本部室档案的收集、整理、归档，并按本制度定期办理移交工作。 1.3． 各部室负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责。工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 2． 归档范围 2.1． 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、报告、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 2.2． 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。 2.3． 公司股东会、董事会、监事会、党委会、党政联席会等形成的文件材料。 2.4． 资金借贷、业务往来方面的文件材料，包括合同、重要报表、银企联系函件等。 2.5． 政府及上级部门下发的法规性文件材料、项目批文、合同等。 2.6． 公司制度体系、章程、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）。 2.7． 工程进度计划、节点控制文件（含各业务单位往来函件等）。 2.8． 集团总部各部门年度工作计划、目标责任书及资金计划等。 2.9． 公司签定的各类合同，（含商品房买卖合同、租赁合同等）。 2.10．公司有效证照、证件、印章等。 2.11．法律、审计文书资料，具有法律效力及保存价值的文件。 2.12．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 2.13．公司劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、调整，人力资源考核、奖惩，人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 2.14．集团总部、各项目公司获得的资质证书、社会荣誉等资料。 2.15．其他有必要归档管理的资料。包括以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料；上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 3． 立卷归档要求 3.1． 坚持各部门收集、管理文件材料的制度。对本部门承办的文件材料应及时收集归卷，在次年3月30日前应将文件材料归档完毕，并移交集团办公室。 3.2． 各类档案材料的移交必须办理移交手续。档案移交档案室须填写详细的档案移交清单，交接双方经办人、双方部门负责人、监管领导签字确认，并各存一份，以备查考。 3.3． 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，必须使用黑墨水，禁止使用圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料。 3.4． 归档的文件材料必须去除易生锈的金属物，对破损的文件材料进行托裱，然后以件为单位用胶水、不锈钢钉或细线装订。 3.5． 归档的文件要完整、系统、准确。保持归档文件材料之间的有机联系，区分不同价值，进行科学分类，立卷和编目、编号。 3.5.1．归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3.5.2．在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起立卷，不得分开。 3.5.3．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 3.5.4．卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 3.5.5．按各类档案资料的必威体育官网网址级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 3.6. 归档的文件必须是原件，对不是原件的文件必须做出书面的说明。 3.7． 案卷题名应确切反映卷内文件内容。。 4． 档案借阅利用制度 4.1. 公司员工都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 4.2．公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，办公室主任同意后，到档案管理员处填写查阅档案登记簿，方可借阅。 4.3．各部门因工作需要借阅非本部门的业务档案，必须办理借阅审批手续，须经借阅人的部门负责人、办公室主任、分管领导签字审批（重要的档案按公司流程审批）方可借阅。 4.4．公司员工因个人需求，要取走其本人人事档案的，必须经人力资源部部长、办公