XZ-17会议管理办法.docVIP

工作文件 文件编号： XZ-17 版本： B 改次：0 会议管理办法 页 码 第 1 页 共 5 页 1.0目的:为提高会议效率、品质、缩短会议时间，同时使会议召开、会议内容、任务跟进有所依循，特订立本制度。 2.0适用范围：凡属XX市XX物业管理有限公司各类会议均适用之。 3.0会议管理细则 3.1议分类及组织 3.1.1公司级会议 1)公司员工全体大会 2)公司全体部门主管人员会议 3)公司品质会议（ISO9001） 4)公司各种代表大会 5)其他跨部门会议 6)其他临时性公司级会议（主要指对外） 3.1.2专业会议 1)业务会议 (1)品质分析会议 (2)安全工作会议 (3)住户售后服务专门会议 (4)其他专门业务性会议 2)部门内部会议 3)班、组会议 3.2例会 3.2.1定义:为避免会议过多或重复，公司正常性会议一律按例行规定的时间、地点、内容、组织召开，此种会议称之为例会； 3.2.2例会主要指：主要总结评价上周工程进度、日常行政工作等情况，安排部署下周工作任务；又称PDCA循环会议，主要汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价个方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，不断提高公司经济效益； 工作文件 文件编号： XZ-17 版本： B 改次：0 会议管理办法 页 码 第 2 页 共 5 页 1)公司管理干部会议（班、组长以上参加）：主要总结上月工作情况，部署本月工作任务； 2)公司全体员工大会（全体员工参加，每季度一次）：主要总结上季工作情况，部署本季工作任务、经营发展情况，表彰先进集体、个人； 3)品质会议（相关部门主管、工程技术人员参加，每月一次）：主要汇报、总结上月工程品质、服务品质、工作品质等品质情况，讨论分析品质异常（事故、问题等），研究解决问题、改进品质之方案措施； 4)安全工作会议（保安、消防等相关工作人员参加，每季一次）：主要汇报总结前季安全生产、治安、消防等工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施； 5)部门级会议：主要检查、总结、汇报、布置工作，解决实际问题 (1)部门内班、组长以上参加（每周一次） (2)部门内部全体人员参加（每月一次） 6)班、组会议（班、组成员参加，每周一次）：主要检查、总结、布置班、组内工作，解决实际工作困难和问题； 3.3其他会议：非例会的召开，如属部门内部会议，由部门经理以上主管核准方可召开；如属跨部门级会议，应由经理核准方可召开； 3.4会议安排：凡涉及多个部门人员参加的其他会议（非例会），均须于会议召开前经批准后，报行政部汇总，并由行政部统一安排召开； 3.5对于准备不充分、重复性、无多大作用之会议，行政部有权拒绝安排； 3.6对于参加人员相同、内容相近、时间相适的几个会议，行政部有权安排其合并召开， 但需事先知会相关会议各单位部门及与会人员； 3.7各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员时间不发生冲突者除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则； 3.8会议的准备：行政部、会议的主持人、会议召集部门及与会人员都应分别做好有关准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、准备好座位、通知与会人员等等； 工作文件 文件编号： XZ-17 版本： B 改次：0 会议管理办法 页 码 第 3 页 共 5 页 3.9会议要领规定 3.9.1要严格遵守会议的开始时间； 3.9.2要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明； 3.9.3要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者； 3.10会议注意要项： 3.10.1发言语内容不得偏离议题； 3.10.2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击； 3.10.3个人发言时间不可长篇大论、滔滔不绝或过于冗长； 3.10.4不可取用不正确资料； 3.10.5不要尽谈些期待性的预测； 3.10.6发言不可不懂装懂，胡言乱语； 3.10.7尽量不要谈到抽象论或观念论； 3.10.8发言的内容应当朝着结论推进； 3.10.9主持人应当引导在预定时间内做出结论； 3.10.10讨论公议发言者不可过于集中于某些人； 3.10.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底； 3.10.12全体会议人员均须认真专心聆听发言； 3.10.13不可随意打断他人的发言； 3.10.14不可对发言者吹毛求疵； 3.10.15不可随意中途离席； 3.10.16在必须延长会议时间时，应取得大家的同意后方可决定延长时间； 3.10.17就当把整理出来的结论交结全体与会人员表决确认； 3.11会议流程 3.11.1会议申请流程 1)例会 2)临时性紧急会议 3.11.2会议召开流程 工作文件 文件编