办公自动化条件下文书档案管理问题探讨.pdfVIP

维普资讯 科 档l案l管l理 办公 自动化条件下文书档案管理问题探讨 张婷婷 (黑龙江海事局，黑龙江 哈尔滨 150000) 摘 要：针对办公 自动化条件下文书档案管理问题 ，进行探讨。 关键词：办公 自动化；文收档案管理；电子档案 随割言息化技术的发展，办公自动化(OA)已 计，检索进行技术分析需要的相关资料等，真正实 电子文件应保证条 目的完整。由于 目前网络 成为政府机关和企事业单位现代化管理的必然趋 现了档案业务办公自动化。 安全还不能完全保证，国家必威体育官网网址局规定，带密级的 势。办公自动化从根本上动摇了传统的纯粹基于 3办公自动化在文书档案管理实践中的应 文件不能上网。因此，在今后相当长的—段时间 纸张的办公方式，也对原有的档案管理模式提出 用 内，密级文件还将以现行的办文模式运转，这就有 了新的挑战。因此，建立—套以计算机网络为基 1电子档案的收集工作。在办公自动化系 可能造成纸质文件与电子文件无法——对应。因 础、结合办公自动化系统的档案管理模式，成为现 统中，电子文件管理过程的前端必须延伸到系统 此，在密级文件归档时，虽然其内容不能上网流 今档案工作迫切需要解决的问题。 设计阶段，前端控制的形式也须部分转移到系统 转，但我们可以将文件的条 目录入系统，这样既可 1办公自动化与文书档案管理结合的必要 功能的没计之中。这样我们文书档案管理部门就 以保证上网文件的安全，又不致使电子文件因不 性 要积极参与办公自动化系统中公文管理模块的设 齐全而无法完成归档。 办公自动化是随着计算机科学发展而提出 计，为电子档案的收集奠定技术基础。 43文件的排序编号 来的新概念。英文原称0蚯ceAutomation，简称 32电子档案的整舡 作。电子文件的整理 在文书档案管理中，大部分单位是按年度、 OA。它能充分利用信息资源，提高工作效率和工作 是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子 组织机构进行分类，档案在编制案卷号时，每年都 质量。 件分门别类进行处理。 是按机构固定的排列顺序进行编制，因此就必须 文书档案工作发展到今天，已由过去管理单 33电子档案的保管工作。电子文件的特性 要求所有部门的归档材料全部集中到档案部门后 一 的文书档案逐步发展为多门类的综合档案，档 不同于纸质文件，如何保存、维护电子文件，使之 才能进行编号，这样就容易造成由于个别部门不 案载体也从以纸质为主向多种形式载体发展。随 安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是 能按时归档而使整个编号工作无法正常进行的情 着信息时代的到来，每天所要处理的公文数量急 档案工作者急需解决的问题。 况。运用办公自动化系统后，用计算机管理档案， 剧增加，并且网上公文传递的出现，以及其它相关 34电子档案的利用TCg。电子档案的利用 采用单份文件分散式归档时，文件的排序依然可 新伺题的大量产生，使得传统的档案管理在观念、 与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便。 以以部门为单位，但却没有必要固定部门的顺序， 方法、体制等方面已很不适应当今信皂化、自动 但这必须建立在电子档案所依赖的技术上才能实 可以按照部门移交纸质文件的时问顺序，随时进 化、数字化的存储利用方式，更不能满足当今人们 现 ： 行编号归档。采用集中归档时，可以不按部门进行 高速度、高质量的信息需求。由于电子档案信息具 3-4．1电子 粜是供利用的方法主要有：提供 排列，只要文件办理完毕即可进行编号归档。做到 有系统性、标准性、可操作性和真实性等诸多优 拷贝、通信传输、直接利用。 文件随时归档。当然，要