浅谈信息化条件下怎样改进档案管理工作.pdfVIP

浅 谈 信 息 化 条 FF下 怎 样 改 进 档 案 管 理 工 作 何冬梅 (呼伦贝尔市鄂温克旗环境卫生管理处 内蒙古 鄂旗 0211OO) ’ 中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1008—925X(2011)11—0071—01 摘要：当今科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信．E-社会迈进，目前，科学技术革命的核心和主流是信息技术革命 ， 21世纪奖成为信 息社会 ，这一点 已成为世界共识 。信 息技术已当代社会最具潜力 的新 的生产力 ，信 息资源 已成为国民经济和 社会发展 的战略资源，信息化水平 已成为现代化水平和综合 国力的重要标志 信息在社会生活中发挥着 巨大的作用 ．可以说信 息资源已成为经济发展 的首要资源 关键词 ：浅谈 改进 档案 管理 工作 信息 随着信息化的发展．传统的档案管理模式已不能适应数字 数电子档案与其相对应 的纸质档案之间未建立统一的管理方 化档案管理的需要 。电子档案已在档案管理工作中得到了广泛 法：储存 电子档案选用的载体不耐久等原因。影响了档案的完整 的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战 在新的 性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效 机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图 力问题．通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定．电子档 纸 、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上 。并准 案 由于没有固定的载体．所 以．制定相应的法律认定条文就有一 确、高效地提供给有关信息需求者。当今世界是一个 电子信息发 定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法 达的时代 ．电子计算机已成为现代化办公的主要工具．电子计算 律认定的原因 机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展．产生了 三、提高档案管理人员的素质 ，实现档案管理科学化 大量 电子档案。所谓 电子档案是指在社会实践活动中形成的、具 现代化的设备需要人来操作 ．档案工作信息化需要人来实 有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载 现 档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求 ．现代 体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案 化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素．同时．也深刻 所用技术方法不同．这给档案管理带来了一次革命性的挑战．档 地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构．因此， 案工作者只有对此有深刻的认识才能做好 电子档案的管理工 建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关 作。基于此 ．笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探 重要的：首先。档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科 讨。 学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌 一 、 转变传统的档案管理模式 ，把实体管理变为信息管理 握理论、文化和管理等有关知识 。其中尤为重要的是计算机、数 传统的档案管理。就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为 学、生物学等学科的知识．它们对档案管理实现现代化、信息化 档案管理的实体．以手工操作为主完成档案的收集、整理、编 目、 具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档 鉴定、保管、编研 、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工 案管理学 、文书学、目录学 、档案 自动化管理以及档案著录、标 作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对 已 引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再 经归档的档案材料 ．进行信息的提炼和加工处理。档案信息资源 次．从档案管理现代化发展趋势看．档案工作人员必须具备掌握 在很大程度上被闲置甚至浪费 随着现代化管理技术和设备的 档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究 、提供高层次档 引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管 案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学 理的现代化提供了良好的的客观环境．现代技术促使传统的档 习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件 ，有计划的选送 案管理模式面临着新的挑战。当前．档案管理工作的重点也应适 档案管理人员进行深造．进行离岗培训．还可以采取以老带新、