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机关应用文写作漫谈 （2007年8月9日） 区委组织部副部长、区委“两新”工委书记 田静 根据部务会的安排，利用今天这个机会，我和大家谈一谈机关应用文写作的问题。 一、充分认识提高组工干部文字表达能力的重要意义 表达能力是指运用语言文字阐明自己观点、意见或抒发思想、感情的能力，包括口头表达能力、文字表达能力、数字表达能力和图示表达能力等几种形式。这里重点强调文字表达能力。提起文字表达能力，大家也许会说，不就是“笔杆子”的问题吗？没错，我们不能轻视这个“笔杆子”。毛主席曾经说过：我们靠“枪杆子”和“笔杆子”打天下，笔杆子领导枪杆子。由此可见，“笔杆子”有多么重要。 1.文字表达能力是组工干部的基本功之一。 文字表达能力对组工干部来说，是很重要的基本能力。组工干部要熟悉应用文写作，要会写工作计划、工作总结、工作报告、调查报告、典型材料等，通过文字材料，及时、准确、简练地报告工作情况和问题，总结典型经验。 举例来说，从事基层党建工作，需要我们制定加强基层党建工作的计划、制度、措施，需要及时总结先进基层党组织和优秀共产党员的典型经验等等；从事干部人才工作，需要我们撰写干部考察材料，查阅干部述职报告、制定人才工作方案等等；从事调研信息工作，需要上报信息条目、撰写调研报告等等。组织部门的所有工作都离不开文字表达，提高文字表达能力是组工干部的普遍需求，对于做好组工干部的本职工作具有重要意义。 2.文字表达能力是衡量干部综合素质高低的重要标志。 撰写组织工作的文字材料，是一项政策性、思想性，技术性很强的工作。写得好坏，既是工作效率，工作质量的体现，也是思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个，特别是从事领导工作和、调研工作的同志，都应当把学习应用文写作作为一项业务训练的基本功，认真对待。谈到写，往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题其实，能不能写好，首要的是政治思想水平，分析问题和认识问题的能力。党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。交流信息作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。二是宣传教育作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：拿红头文件来！就是要求拿出根据的意思。机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：一是向上级报送的，即通常说的上行文主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下级机关发送的，即通常说的下行文主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的如简报、调查报告、工作总结等。四是主