学校数字档案室建设探索和实践.pdfVIP

     2004 4 学校数字档案室建设的探索与实践学校数字档案室建设的探索与实践 04-B-16 学校数字档案室建设的探索与实践学校数字档案室建设的探索与实践 萧山八中 赵成法 内容摘要 伴随人类走入二十一世纪，数字化出现的频率越来越高。数字北京、数 字图书馆、数字博物馆、数字档案馆……学校档案室建设如何利用现代化设备和技术， 采用先进科学的管理方法，实现纸质档案的信息化，为学校教职工查阅利用档案资料提 供一个现代化、高效率的管理平台？本文结合作者 自己的工作实践，对数字档案室的概 念、建设数字档案室的必要性及建设学校数字档案室的具体做法进行简单阐述。 关键词 数字档案室 必要性 信息 服务 一、数字档案室的概念： 所谓数字档案室是指运用数字设备和技术，收集、管理并利用数字档案信息达到资 源共享的系统。它像一个 “信息门户”，用户进入这个门户就能对众多信息资源进行访 问，获取自己所需的信 。它既是传统档案室的延伸和补充，更是传统档案室的发展和 革新。一方面它应该具备传统档案室的基本功能，包括档案信息的收集、整理、保管、 编目、保护、利用等；另一方面，它也与传统档案室有着明显的区别，它收集，管理和 提供利用的对象不再是传统意义上的档案，而是数字化档案信 。 二、建设学校数字档案室的必要性：
档案本身的特点 学校档案工作是整个学校工作的重要组成部分。学校档案是学校和教师在从事教 育、教学管理的实践活动中直接形成的、有保存价值的各种文字、图表、音像等原始记 录。档案的真实性，原始性决定了它在事实公证、领导决策活动中重要的凭证作用。特 别是在教育教学活动中，借鉴过去成功的经验，反思以前存在的不足，规划未来的工作 思路，档案信息最可靠、最全面、最方便。这充分显示出档案信息的珍贵价值。要使这 些珍贵档案能为广大师生所用，数字化是解决这一难题的根本途径。所以，为了达到资 源共享，建设数字档案室势在必行。  时代发展的需求 21世纪是信息化的时代。学校档案室作为学校保管和提供利用档案信息的职能部 门，它们大多藏有数千卷档案资料，数万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值 的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广 大公众利用，充分实现信息共享，岂非憾事？此外，档案载体的更新换代迫切要求档案 1 资料数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代所更替，学校 电子政务和办公无纸化管理的实施给档案室提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档 案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案室的 数字化。  实际工作的需要 当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确 ；各职能部门 工作查考要求快速 时；广大教师对档案信息需要量不断增加，这都迫使学校档案室这 个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段， 以现代化、多功能的服务措施，使档案室室藏的信息能 时、方便地提供给各方面的需 求者 。 ④上级考核 的要求 以档案信息化带动档案基础业务建设，是上级档案主管部门的新要求，也是新时期 做好档案工作的需要。近年来，省、市、区档案局都把学校档案室的数字化建设列为档 案工作的首要任务、发展方向，并且作为档案室升级达标的重要考核内容 。 三、建设数字档案室的具体措施 : 1、做好基础工作 ① 加强理论学习 为了保证课题研究尽量少走弯路，首先必须提高 自己的理论水平，使自己的工作实 践与科学的、先进的档案理念有机结合 。为此，我们重点学习了 2003、2004 年 《中国 档案》杂志上的大量文章；又根据实际需要，在网上查阅了有关数字化档案室建设的信 息、论文；还参加 了萧山区档案学会数字档案室操作应用培