合同管理办法08820.doc

崇礼紫金矿业有限责任公司 合同管理办法 第一章 总则 第一条 为了规范公司生产、经营活动中合同的签订，加强公司合同管理，避免给公司造成不必要的损失；根据中华人民共和国《合同法》及公司相关制度规定制订本管理办法。 第二条 公司的物资采购、建设项目的管理中涉及合同的签订、管理，公司其它经营活动中涉及合同的签订、管理均适用本管理办法。 第二章 合同的起草、审核 第三条 公司合同分为物资采购、建设项目、其它三大类。 第四条 公司法务室（劳动人事科合同管理员）负责公司日常合同管理工作，包括保管合同章、制定修改合同审批流程、起草修订合同范本、对合同进行编号登记、审核合同和整理保管合同档案等。 第五条 公司合同管理员应严格对公司合同章的管理，未经总经理或董事长签字的合同不得盖公司合同章。每次盖合同章都要做详细登记，并要求经办人员在登记簿上签字。 第六条 合同价款的确定。物资采购类合同适用公司《物资采购管理制度》，建设项目类合同和其它类合同参照公司相关制度，用招标或商务谈判方式确定。 商务谈判参加人员：经办人员、公司领导、财务人员、监察人员（涉及内部管理的还应当有企管人员，重大合同还应当有法务室人员参加），进行商务谈判前经办人员必须进行相应市场调查，商务谈判都要有会议记录，参加人员都要签字；调查材料和会议记录都要存档备查。 第七条 物资采购类合同由供应科负责起草，建设项目合同由项目承办单位负责起草，其它类合同由公司领导指定的承办部门经办人员负责起草。 第八条 合同的主要条款应当有：（1）当事人的名称或者姓名和住所；（2）标的、数量、质量；（3）价款或者报酬；（4）履行期限、地点和方式；（5）违约责任；（6）解决争议的方法。等主要条款。 第九条 合同起草完后按法务室（合同管理员）、监察审计科、财务科、分管领导、总经理顺序提交审核、批准,审核前经办人员须填写书面的《崇礼紫金合同签署单》。签署单内容应包括项目名称、规模、造价、定价方式、参与定价或招标人员、项目批准人、各相关职能部门会审意见和领导意见栏。 第十条 各部门会审责任。 1、法务室（合同管理员）的会审责任为：审查对方主体是否合格，合同签署资料（工程项目说明及预算、项目审批情况、询比资料、招投标资料、施工队确定说明、单价确定依据或测算结果等）是否完备，合同条款是否合法、完整具体。 2、监察审计部门的会审责任为：合同签署程序是否符合相关制度规定，手续是否齐备，定价依据是否充分、合理，是否违反有关招投标和询比价的规定，合同审核流程是否符合公司规定。 3、财务部门的会审责任为：审查合同价款计算是否正确，合同付款方式和条件是否符合规定，有关税费承担和开具发票的约定是否明确，验收、结算条款是否合理。 4、其他相关技术部门应对合同所涉及专业技术条款负审核责任。 第十一条 合同价款确定后，一般合同没有特殊情况经办人必须在三天内将合同起草完毕，审核人员没有特殊情况必须在二天内审核完毕。紧急合同经办人员和所有审核人员均必须在一天内完成起草、审核完毕。如审核人员有其他工作无法在规定时间审核的可跳过该审核人，直接交下一顺序人员进行审核。 第十二条 凡通过招标确定施工（设计、供货等）单位的，合同的主要条款必须与招标文件、投标文件相一致。凡通过商务谈判确定施工（设计、供货等）单位的，合同的主要条款必须和商务谈判会议记录相一致。 第十三条 合同文本尽可能采用集团公司规范文本或国家有关部门制订的示范文本。采用对方提供的格式条款订立合同的，必须逐项审核确认，不予确认的应予删除。 第三章 合同的签订 第十四条 合同签订必须符合《合同法》的有关规定，并应具备以下条件： 1、项目（采购标的）已经按规定程序审批、需要招投标的已经按规定进行了招标； 2、合同中的单价、付款方式、奖惩、质量、技术要求明确并符合集团公司和本公司的有关规定。 第十五条 合同由法人代表签订，或者由法人代表授权委托，在委托授权的权限内由受托人代理签订。所有合同的签订，须附合同签署单。金额比较大的基建合同和金额比较大的物资采购合同，原则上都要有履约保证金，以保证合同能正常履行。 第十六条 原则上所有合同签订，必须同时备有电子文档，签订过程中，按合同分类与编号规定由合同管理员进行统一编号。公司起草的合同给对方审核时原则上不能给电子版本，如对方要电子版本的，需要公司领导批准才能给对方。承办部门须将定稿后的电子文档报合同管理部门和监察审计部门存档和备查。 第十七条 合同签订应当注明签订地点和明确签订时间。 合同文本份数双方约定，双方应执有合同正本。我方至少要有三份，其中：正本交合同管理员处存档，副本承办部门留存一份和送财务科一份。其余部门可视情况分送副本或使用复印件。 第十八条 所有签订合同，必须同时签订《反腐倡廉责任协议书》作为合同的附件。 第四章 合同执行和跟踪