高级秘书助理9bj-1课件.ppt

Event Name Here BEA Confidential 《高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营》 目 录 第1单元：你的工作。秘书助理是干什么的？ 第2单元：工作中的你。什么是五星级秘书助理？ 第3单元：办公室的5S管理 第4单元：五星级秘书助理的专业技能 年度月度周度时间表工作计划管理 事务工作落实跟进追踪管理 事务性活动项目清单管理 档案管理 会议管理 公文写作 第一单元：角色认知 秘书助理是干什么的？ 秘书/助理做什么? 收发书信接待来访 衣食住行安排 办公室管理 日程安排 文书文案写作 信息管理 会议组织与管理 协调部门之间工作 协调领导之间的矛盾 处理与同事之间的关系 与政府外交 与媒体讨价还价 宴会主持 展览会导演 举办签字仪式 公司活动里外操心 既是警察又是司法官 既是清洁工又是联合国秘书长 …… 秘书/助理的感觉…… 职能角色定位 初级秘书————事务性文秘 应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。 中级秘书————文秘 + 辅助管理包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的总经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。 高级秘书————文秘 + 独立管理 包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。 职 位：行政助理 工作定位：事务文秘 岗位职责： 行政工作 电话接收、转接、记录，公司电话、通讯录的编辑、修改、入档管理。 公司业务相关单位、客户的通讯录分类归档管理。 公司传真文案收发、传真件派发登记，传真原件归档管理。 公司行政会议的通知、会务准备。 公司行政会议记录，及会议记录传阅处理并系统分类归档。 复印机保管、复印登记检查。负责公司热水器管理。 来客接待、引领安排。 公司通告栏管理，在经理协助下进行公司档案的系统分类、编号、文案整理收集归档管理。 公司报纸书信收发管理，钥匙管理，及其它日常行政事务、文案工作。 办公用品计划、收发保管等管理工作。 业务工作 协助业务员进行合同校对检查后送交出纳。 客户档案管理。 域名申请的续约跟进，客户欠费追缴。 客户投诉记录归档。 业务资料存档。 公司对外宣传活动的稿件、相片等资料的存档。 公司奖励、荣誉证书、资格证书管理。 公司大事记管理。 职 位：总经理助理 工作定位：文秘＋独立管理 岗位职责： 日常文案处理工作：文件起草、编辑、汇总、报表制作等。 月度报表制作。 会议记录。 每周末制作部门的下周工作备忘跟进表。 档案建立、归类整理、日常管理。 协助总经理严格进行未完成工作的跟进。 月度费用汇总分析。 定期内联网发布信息或培训资料。 收集培训公司信息，制作培训目录。 协助培训、招聘、工资、保险等具体工作。 与部门人事助理保持密切联系，关怀员工。 秘书助理能力强弱对比案例 今天要掌握最重要的三个观念 产品化 第二单元：五星级秘书 老板眼中的你/ 怎样与上司沟通 老板/上司的坐标系 你属于“哪一类人” 比你做哪一件事更重要 五星级职业秘书：心态好、能力强 第三单元：5S管理 －－办公室5S管理 如何做好5S－－整理 1、整理： 含义：将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。 目的：腾出空间，防止误用。 如何做好5S－－整顿 2、整顿： 含义：将需要的物品，摆放成谁都能找到并便于使用的状态。━即寻找时间为零 目的：工作场所一目了然，消除找寻物品的时间，井井有条的工作秩序。 如何做好5S－－清扫 3、清扫： 含义：经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉。 目的：保持良好的工作情绪，稳定品质，达到零故障、零损耗 自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行) 清扫责任分区。 如何做好5S－－清洁 4、清洁： 含义：将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。 目的：成功惯例和制度，是标准化的基础，企业文化开始形成。 如何做好5S－－素养 5、素养： 含义：对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的：让员工遵守规章制度、培养良好素质习惯的人才、铸造团队精神 小测试 整理是把________物品与________物品区分开来，并处理________物品。 整顿是将______物品，摆放成__________的状态。━即寻找时间为零。 清扫是经常____保持____，将_________清理掉。 清洁是将_______